D’autre part, de nouvelles réglementations entrent en vigueur en permanence et s'ajoutent aux normes déjà en place. Parfois, suivre toutes les règles peut être comparé à un labyrinthe à plusieurs niveaux, où chaque tournant doit être évalué dans le contexte de la transaction, du secteur et de l'époque.
Alors comment réussir dans un tel contexte ? Les technologies de l'information ne peuvent-elles pas alléger certaines de ces pressions ? Il s'avère que oui.
Ajouter des garde-fous pour réduire la charge cognitive
Les outils d’automatisation des tâches contribuent à guider le travail quotidien des collaborateurs en ajoutant des "garde-fous", qui permettent aux collaborateurs de respecter les politiques de l'entreprise et les réglementations externes. Le sentiment de sécurité et de contrôle s'en trouve renforcé, car les collaborateurs peuvent se concentrer sur leurs principales missions plutôt que sur les processus qu'ils doivent suivre.Par exemple, les comptables aident leurs clients à interpréter les lois et réglementations. A ce titre, leurs conseils se doivent d'être pertinents. Une partie du travail est généralement réalisée par des collaborateurs moins expérimentés dans un premier temps, et ensuite vérifiée par des conseillers seniors. La mise en place de garde-fous, en particulier pour les juniors, permet de garantir des services cohérents et de haute qualité.
Tirer profit de l'automatisation pour réduire les erreurs humaines
L’automatisation des tâches et la mise en place de workflows peuvent également contribuer à éliminer les erreurs humaines dues au traitement manuel des données. Par exemple, la création d'une proposition peut inclure de nombreux détails qui pourraient être automatiquement remplis dans le système informatique, tels que les noms de l'entreprise et des personnes à contacter. De même, la structure de la proposition et les dernières conditions commerciales pourraient être générées automatiquement à partir d'un modèle supervisé par le service juridique.Prenons l'exemple des consultants, qui travaillent souvent avec des délais stricts et peuvent être amenés à fournir des résultats de haute qualité dans un temps très court. Cela impose que le workflow de publication prenne toujours en compte le document dans sa dernière version, validée et accessible instantanément aux parties prenantes, et qu’il permette de fournir automatiquement le livrable final au client.
Atteindre son plein potentiel
Le travail, au quotidien, nécessite d’apprendre et traiter de nouvelles informations, tirer des conclusions et appliquer les connaissances acquises de manière contextuelle pour chaque client. L'automatisation des tâches et processus permet de réduire la surcharge mentale des collaborateurs et ainsi de contribuer à atteindre le potentiel maximal des équipes et entreprises. Une fois encore, la technologie est au service des personnes, pour supprimer les obstacles et leur permettre de se concentrer sur leurs missions à valeur ajoutée.Par Nicholas Child, Regional Vice President France chez M-Files
