Les données étant dispersées et indexées selon les besoins des métiers, la recherche d’information relatives à l’entreprise par d’autres collaborateurs peut parfois s’avèrer difficile. Aussi, pour faciliter cette opération, les organisations ont intérêt à déployer des stratégies et solutions de recherche d’information d’entreprise. En intégrant le langage naturel, l’IA et le ML ces plateformes augmentent le champ des investigations, la pertinence et la rapidité de la recherche.
La recherche d’information est chronophage et son issue parfois aléatoire. Telle est, hélas, la situation souvent vécue par les collaborateurs en quête d’informations au sein de leur entreprise. Ainsi, selon une enquête de M-Files* menée en 2019 auprès de 1400 organisations à travers le monde, 46% des répondants ont déclaré qu'il était difficile, voire toujours difficile, de trouver la bonne information. Par ailleurs,83% d’entre eux confient avoir eu des difficultés à trouver la bonne version d’un document au sein de leur organisation. Même constat pour IDC, dont les résultats d’une enquête qu’ils ont menée auprès de 420 collaborateurs font état de plus de six heures par semaine consacrées à la recherche et collecte d’informations et à plus de quatre heures à celle de documents. Une situation exaspérante pour les intéressés et qui s’avère contre-productive pour les entreprises. Car non seulement elles perdent en réactivité mais aussi en innovation et commercialisation de leurs offres.
A l’heure où la concurrence est ardue avec un « time to market » de plus en plus réduit, la recherche d’informations en interne est devenue un enjeu d’entreprise. Or toutes les entreprises font fasse à une croissance exponentielle de leurs données. Ainsi, chaque jour elles collectent de grand volume de données issues des métiers, fournisseurs, clients, partenaires, IoT… Déversées dans les applications, bases de données, tableaux Excel, ou encore banques d’images, ces données sont organisées en silos et classifiées selon les besoins du métier. Face à cette montagne chaotique de contenus, rechercher une information peut s’apparenter à une expédition
Une recherche d’information intelligente
Pour répondre aux demandes clients, ou prendre des décisions, les collaborateurs ont besoin d’accéder à toutes les informations contextuelles dont ils ont besoin, et de le faire de façon rapide. C’est pourquoi les entreprises ont tout intérêt à utiliser une plateforme de recherche d'informations pertinentes afin de centraliser, homogénéiser et classer les données pour y introduire du sens, et fournir une interprétation. Outre sa capacité à lancer une recherche par correspondance de mots clés sur toutes les données quel que soit leur format, cette plateforme doit aussi intégrer la recherche conversationnelle ou visuelle, le ML et l’IA. Grâce l’apprentissage et à la recherche cognitive, elles peuvent aller jusqu’à identifier l’intention de recherche d’un utilisateur et la lancer automatiquement avant même qu’il n’ait posé explicitement une question. Par la convivialité instaurée par leur utilisation, ces solutions constituent également un moyen de démocratiser la recherche d’information d’entreprise, celle-ci ne requérant aucun administrateur pour la configuration.
Si les entreprises ont aujourd’hui bien saisi tout le potentiel de l’information, elles sont encore très nombreuses à ne pas avoir compris l’importance de l’indexer, de la centraliser et d’en dé gager son contexte et sa pertinence ,afin que chaque collaborateur puisse y puiser l’information dont il a besoin pour pouvoir exercer sa mission. En intégrant de l’IA et du ML, ces plateformes ajoutent de la valeur à l’expérience de recherche des collaborateurs et automatisent certains process. Déployer une plateforme de recherche d’informations d’entreprise permet aux salariés de gagner du temps, d’accroitre leur réactivité et d’augmenter leur compétitivité. Une stratégie gagnante pour l’entreprise.
Par Laurent Fanichet, Vice-président, Marketing, chez Sinequa
*Intelligent Information Management Benchmark Report. M-Files 2019
