Comment bien manager ses équipes à distance ?

De nombreuses entreprises et organisations dans le monde ont récemment appliqué des politiques de travail à domicile obligatoires en raison de la pandémie de coronavirus (COVID-19). Bien que cela ne soit pas nouveau pour ceux qui travaillent dans certains domaines comme la Tech, le concept de gestion d’équipe complètement à distance peut être troublant pour ceux qui ne se sont pas encore frottés à l’exercice.

Et l’exercice est difficile pour tout le monde, même pour le management ! Comment bien gérer ses équipes quand du jour au lendemain plus personne n’est au bureau ? Comment s’assurer que la transition se passe bien ? Quelles règles faut-il mettre en place pour que cela fonctionne ? Soyons clair, il ne s’agit pas juste d’un défi technologique ou organisationnel. La culture propre de l’entreprise est en question, et c’est aux dirigeants de montrer la voie.

Voici quelques conseils avisés d’un dirigeant confronté à des équipes distantes depuis 20 ans, à ses pairs contraints de repenser en profondeur leur manière de travailler :

Donnez l’exemple en étant visible en ligne

Quand les gouvernements invitent les entreprises à basculer en télétravail, tout le monde doit suivre ! Le PDG et l’ensemble du management doivent aussi être présents sur les canaux en ligne, communiquer avec les équipes de manière proactive, participer aux discussions quand cela est pertinent et identifier les bons moments pour organiser des échanges en vidéo. Motivez, encouragez et félicitez les collaborateurs en ligne ! En montrant que les conversations restent faciles et que les échanges sont favorisés, la communication perdurera.

Un des risques lié au travail à distance est que les collaborateurs passent davantage de temps en ligne, à travailler de longues heures sans interruption. Ce mode de travail n’est pas gérable, il est important que le dirigeant donne l'exemple en passant du temps hors ligne aux horaires de pauses habituelles.

Revenez aux valeurs et missions de votre entreprise

Lorsque les collaborateurs ont une vision à laquelle ils peuvent se rallier en tant que groupe, l'alignement devient plus facile, même si tout le monde n’est pas sur le même fuseau horaire. Il faudrait pouvoir expliquer par écrit, en termes simples, la raison d'être de l'entreprise et ses objectifs. À partir de là, des objectifs, aussi détaillés que possible, doivent être définis et partagés avec toutes les équipes.

Gardez l’esprit ouvert et restez vous-même

La culture de l’entreprise commence à son sommet, et la confiance est la clé d’une équipe efficace. Pour favoriser cette confiance, les dirigeants doivent être ouverts, authentiques et le plus transparents possible. Lorsque des sujets délicats surgissent, il est préférable de ne pas ignorer la situation et d’y répondre sincèrement. Les secrets ou non-dits nuiront aux efforts. Restez courtois, diplomate et compatissant, et les mêmes idéaux suivront au sein de votre équipe.

Développez une culture d'entreprise numérique

Utilisez tous les outils numériques dont vous disposez pour faciliter la communication. Connectez-vous par messagerie, Slack, e-mail, wikis et vidéoconférences. Laissez les gens utiliser ce avec quoi ils sont à l'aise pour faciliter la discussion. Copiez/collez le contenu si nécessaire.

Passer au 100% numérique demande de trouver des moyens d’exprimer votre culture d’entreprise et conserver les liens qui vous unissent d’ordinaire physiquement. Humour, moments de convivialité, pauses café, discussions plus personnelles... gardez en tête l’humain derrière le professionnel - tous ces moments conviviaux doivent bénéficier d’un canal qui permet des rencontres spontanées.

Soyez créatif dans la gestion des conflits et des problèmes

En cas de sous-performance individuelle ou de problèmes de travail en équipe, la communication est encore plus essentielle à distance. Préparez un scénario écrit détaillé de votre appel, en pensant aux interprétations et aux malentendus possibles que vos déclarations peuvent provoquer, afin de les traiter de manière préventive. Votre script doit aborder les problématiques des personnes concernées, parler des valeurs et des lignes directrices de l’entreprise pour amorcer votre décision.

En appliquant ces lignes directrices, vous verrez que le travail à distance n'est pas seulement un défi à relever : c'est un avantage à acquérir. Le monde entier est connecté et il faut savoir s’y adapter. Le télétravail perdurera après le COVID-19. Ne pas nécessairement attacher le travail à un lieu physique ou à un moment synchrone permet d’ouvrir un monde de nouvelles possibilités.