L’étude « Digitalisation : où en sont les entreprises françaises en 2021 ? » de DocuWare, éditeur de solutions GED et Workflow, note que la dématérialisation des documents entrants au format papier et le déploiement de la signature électronique, sont devenus des projets prioritaires.
Après une première étude en 2020 portant sur la facture électronique, l'éditeur dresse un bilan plus large des nouvelles habitudes des entreprises concernant leur digitalisation post-Covid, avec un focus plus particulier sur la facture et la signature électronique.
Principal enseignement, 83 % des organisations ont accéléré leur digitalisation afin de fluidifier les échanges, améliorer la gestion des documents et gagner en productivité, notamment à distance. Certains projets, jusque-là oubliés, sont ainsi repassés au premier plan.
64 % des entreprises utilisent la signature électronique
Tous les processus ne sont pas logés à la même enseigne ! Si la gestion documentaire (dématérialisée dans 64 % des cas) et les bulletins de salaire (48 %) font office de bons élèves, les ressources humaines (32 %), les ventes (27 %) et les contrôles qualité (11 %) restent légèrement en marge.
La signature électronique a profité du travail à distance pour se développer considérablement. Pour preuve, selon les résultats de l'enquête « Facture électronique - État des lieux & usages du marché français » menée entre janvier et février 2020*, seulement 35 % des organisations étaient dotées d'une solution de signature électronique.
Aujourd'hui, elles ne sont pas moins de 64 % à avoir franchi le pas. Sans grande surprise, les services qui l’intègrent sont ceux qui gèrent le plus de documents à valeur probante comme l’avait montré une étude de Oodrive :
- les finances et la comptabilité avec 22 %
- le service commercial (14 %)
- les ressources humaines (12 %), pour les contrats de travail notamment.
Parmi les autres réponses, les professionnels sondés citent également les marchés publics, le service juridique ou encore la direction générale.
Autre évolution : 58 % des entreprises ont dématérialisé les processus relatifs aux factures fournisseurs, alors qu'elles étaient 60 % à ne pas être équipées d'une solution de dématérialisation l'année dernière. Un progrès dû certainement à l’intégration des processus en mode SaaS.
À noter que la facture électronique sera obligatoire en B2B en 2024 pour les grandes entreprises, 2025 pour les ETI et 2026 pour les TPE-PME. Interrogées à ce sujet, 58 % des organisations sondées se disent prêtes pour la facture électronique obligatoire. Néanmoins, force est de constater que toutes ne sont pas logées à la même enseigne...
Des grands comptes en retard
Paradoxalement, les grands comptes, pourtant les premiers concernés par le nouveau calendrier, ne sont que 30 % à considérer qu'ils sont en état de respecter cette obligation dès aujourd'hui. Les ETI et TPE-PME ayant répondu à l'enquête sont au coude-à-coude : 61 % des structures de moins de 249 salariés estiment qu'elles sont déjà préparées, contre 60 % pour les entreprises de taille intermédiaire.
Cette étude note aussi d’autres décalages entre les entreprises. Seuls 17 % des structures considèrent que la crise sanitaire n'a pas accéléré leur transformation digitale. Elles invoquent en priorité le manque de budget (27 % chacun), et de temps (13 %).
Un tiers seulement disposent d'un outil de dématérialisation et de gestion des factures fournisseurs interconnecté avec leur ERP. Afin de combler leur retard, 32 % des organisations comptent dématérialiser en priorité les processus liés aux RH. Les finances et la comptabilité (19 %) et les achats (12 %) suivent, devant les activités commerciales (8 %), ou encore les contrôles qualité et les ventes (3 % pour chacun).
