Selon une étude de l’Association for Intelligent Information Management (AIIM) intitulée« IIM Best Practices-Implementing a Digital Workplace Strategy », pour 75 % des entreprises l’acheminement de la bonne information en contexte vers la bonne personne pose problème. Or pour aboutir à une transformation numérique de bout en bout, les entreprises ont besoin d’une gestion des contenus (ECM) centralisée et intelligente, c’est-à-dire capable d’intégrer l’optimisation des processus et la gestion des documents sur l’ensemble des services. Disposer ainsi de ces contenus leur permet à la fois de maximiser la création de valeur, d’éviter les surcoûts et de fluidifier la circulation des informations au sein et en dehors de l’entreprise. Si des acteurs comme SAP répondent parfaitement à cette évolution, il semblerait, toutefois, que la moitié des utilisateurs soient confrontés à des difficultés pour utiliser SAP au sein d’un écosystème composé de multiples solutions.
Créer un pont entre les solutions SAP et l’ECM intelligent
Le principe de l’ECM est de pouvoir facilement indexer, classer, distribuer et rechercher des contenus, y compris des documents, de manière centralisée. Le fait d’établir des connexions entre SAP et un ECM, quel que soit le département ou le service concerné par les demandes, permet à la fois de fluidifier les processus, mais aussi d’accéder à tous types de contenus, afin de faciliter la transformation numérique de l’entreprise. Cela répond au besoin des entreprises de mettre en place des processus de bout en bout et leur fournit une vue à 360° pour des cas d’usage spécifiques, comme un client, un collaborateur ou un contrat d’assurance, par exemple.
Dès lors que l’entreprise opte pour les solutions SAP, il est essentiel que ce choix permette à l’ensemble de ses collaborateurs d’accéder aux contenus dont ils pourront avoir besoin en temps réel, pour répondre aux exigences des clients. Ce procédé permet ainsi de rationaliser l’ensemble des processus de l’entreprise. Une plateforme centralisée est capable de traiter à la fois des données et documents provenant de SAP au sein d’une même interface, et d’effectuer des recherches sur la solution appropriée, et ce quel que soit l’environnement utilisé, qu’il s’agisse d’installations sur site, du cloud ou d’infrastructures hybrides. En s’appuyant sur le fait que le système SAP est alimenté par les données, la mise en place d’un pont entre l’ECM et SAP permet aux entreprises d’acheminer des informations concernant les commandes, les contrats, les interactions avec un client et bien d’autres sujets. Cette configuration offre l’avantage de bénéficier une vue à 360° tout en évitant les allers-retours incessants entre des systèmes en silo pour trouver l’information recherchée.
Cette capacité à unifier l’information afin de la redistribuer de la manière la plus pertinente et opportune possible est un critère essentiel pour éviter des dépenses inutiles. Celles-ci sont générées la plupart du temps par la création et l’entretien de systèmes de gestion des données disparates ou spécifiques à certains départements au sein de l’entreprise. Dans un contexte où la consolidation des architectures et la compatibilité entre les différents éléments qui les composent jouent le rôle de différenciateur crucial pour les entreprises, il est donc impératif de bâtir des ponts entre les systèmes afin d’aller de l’avant de la manière la plus fluide et agile possible. De plus, SAP ne disposant pas de système d’archivage des documents qui prenne en compte les révisions, la connexion avec un ECM intelligent permet de résoudre de nombreux problèmes liés à la conformité.
La gestion de l’information intelligente au service du client final
L’accessibilité aux documents SAP ou à d’autres émanant de solutions d’ERP sert à concevoir des processus qui reposent sur lesdits documents, ou à associer ces documents à d’autres types de données pour que chaque service de l’entreprise puisse y avoir accès facilement. Mais ces procédés représentent encore des préoccupations pour la plupart des utilisateurs. Il est en ce sens crucial pour les entreprises d’exploiter et d’améliorer la gestion des contenus et l’optimisation des processus, à l’aide de toutes les ressources et des sources de données disponibles.
L’entreprise peut par exemple avoir besoin d’offrir à son service financier un accès simplifié à toutes sortes de documents nécessaires à la facturation, de proposer aux services RH plus de flexibilité pour s’adapter aux fluctuations des besoins en matière de personnel, ou encore de mettre en place des processus automatisés reposant sur les documents pour assurer la conformité avec les diverses normes et réglementations en vigueur sur son secteur. Quel que soit le domaine d’activité, la mise en place d’une solution centralisée de gestion des contenus offre une vision de bout en bout des processus, tout au long du cycle de vie des documents, en intégrant SAP et ses solutions de manière fluide à l’ensemble de l’écosystème.
Mais toutes les solutions de gestion de contenu d'entreprise n'ont pas les mêmes capacités en ce qui concerne les scénarios d'intégration SAP. Elles ne disposent pas nécessairement d'un connecteur SAP certifié qui fait le lien entre les modules SAP, par exemple, et un système d’archivage de documents pour des modifications et des révisions en toute sérénité. Ce système permettrait d’accéder en même temps aux informations utiles au moment opportun, et de lisser l’ensemble des processus basés sur les documents à l’aide de technologies d’automatisation, notamment à l’aide de l’intelligence artificielle. L’emploi de ces technologies intelligentes donne aux utilisateurs les moyens de franchir les limites liées à différents modules et systèmes et de préparer les entreprises à faire face aux défis actuels et futurs.
Pour éviter d’insulariser les informations SAP et tirer parti des multiples avantages que toutes les solutions que les éditeurs offrent, il est essentiel de se doter d’une plateforme unifiée et intelligente capable de traiter et d’intégrer les données SAP au sein d’un même environnement.
Par Xavier Doulaud, Directeur France de SER Group.
