Tout le monde s’accorde sur le fait que pour être performante une entreprise a définitivement besoin d’être structurée. Plusieurs étapes sine qua non pour cela : consolider sa stabilité financière, façonner son management, réinventer son organisation, basculer dans la transformation digitale, soigner ses Ressources Humaines (RH)... La quantité et la multiplicité des fonctions, tâches et informations que doit justement gérer un service RH sont colossales. Pour gagner en temps et en performance, les Systèmes d’Information des Ressources Humaines (SI RH) sont devenus les meilleurs amis des DRH ; et ceci quelle que soit la taille de l’entreprise. Si l'innovation managériale, c'est savoir s'adapter, structurer son organisation dès les prémices de son essor fait partie de son agilité à grandir et à réagir face aux imprévus. De fait, il n’est jamais trop tôt pour s’organiser !
Un seul mot d’ordre : structurer
Personne n’imagine un bloc opératoire sans matériel chirurgical parfaitement stérile et minutieusement préparé. Dès sa conception le bloc doit être conçu pour être facile à entretenir et permettre un soin optimal du patient. Pourquoi en serait-il autrement dans une entreprise ? Quelle que soit son âge, son secteur d’activité ou sa taille, une entreprise doit prendre soin de ses salariés, en tenant compte de la complexité et des particularités en présence, avec un workflow le plus ordonné et le plus fluide possible.
L’outil indispensable pour structurer ses Ressources Humaines est définitivement le SI RH. Il permet de centraliser en un point unique toutes les applications liées à la politique RH. De la gestion des recrutements à la gestion de carrière, le SI RH permet une réelle structuration du traitement du capital humain. Et une entreprise solidement organisée pourra croître et préparer son avenir dans les meilleures conditions mais aussi réagir en temps opportun en cas de coup dur.
Nous ne le dirons jamais assez, il n’est jamais trop tôt pour s’organiser
Trop d’entreprises se lancent dans l’urgence dans la mise en place d’un SI RH ou attendent d’être débordées pour réagir. Au contraire, le meilleur moment pour structurer cette noble activité intrinsèque à l’entreprise, les RH, est de se lancer dans l’aventure dès les premières années. Ainsi tant l’entreprise que ses employés bénéficieront d’un meilleur suivi et d’une plus grande efficience tout en étant en conformité avec les normes imposées par la législation (fréquence, récurrence, suivi des entretiens et des formations par exemple ou gestion des données personnels des collaborateurs).
Un SI RH by design
Dès son origine l’entreprise s’organise autour des Hommes qui la composent. Attendre d’atteindre la barre des x salariés pour s’inquiéter des processus RH, du coût des contrôles et sanctions en cas de non-exécution des entretiens professionnels ou de la sous-traitance de la gestion de son personnel, de la génération et du suivi des plans de formation, de la gestion prévisionnelle de l'emploi et des compétences (GPEC), de la qualité de l’onboarding des nouveaux collaborateurs ou encore du climat social, serait une erreur.
Bien sûr, suivant l’amplitude des besoins à couvrir, la stratégie de l’entreprise, sa taille et d’autres paramètres, les plateformes sont plus ou moins bien adaptées. Dans l’écosystème des SI RH chacun trouvera chaussure à son pied ; encore faut-il avoir bien évaluer son périmètre et précisé son ambition.
Tout doit démarrer par un audit pour aboutir sur un cahier des charges et une projection dans le temps. Ce travail permettra de bien choisir sa plateforme et son éditeur-partenaire pour mener au succès ce projet interne transverse.
Un meilleur ami qui vous veut du bien
Le principe d’un SI RH est identique quel que soit le prestataire. Socle centralisateur des datas des personnels, gestion et dématérialisation des paies, des bulletins, des notes de frais, gestion des absences, des compétences, de la formation, des entretiens, tableaux de bord, etc. En revanche, les outils s’adressent à des tailles d’organisations plus ou moins grandes ou plus ou moins petites. Il faut donc savoir choisir sa plateforme en s’inscrivant dans sa perspective de croissance à moyens termes. L’architecture de la plateforme est aussi plus ou moins intégrée et plus ou moins modulaire ; il faut donc bien savoir ce que l’on désire et en avoir pesé les conséquences. Il est donc important de se projeter dans l’avenir pour savoir où et comment on veut y aller en termes de Ressources et de Relations Humaines.
Si vous êtes DRH, DAF ou Dirigeant de PME, l’avantage numéro un de votre nouveau meilleur ami, le SI RH, est de vous simplifier la vie au quotidien. Il rassemble toutes les tâches qui relèvent de l’administration du personnel, vous permet d’être en conformité, automatise les workflows, facilite les échanges et garde les preuves !
Il est aussi votre allié pour responsabiliser les collaborateurs. En effet, les employés ont accès à toutes leurs informations personnelles de manière sécurisée et encadrée. Ils peuvent donc devenir acteurs de la politique RH. Les salariés vont mettre la main à la pâte ! Ils vont enrichir le système, contribuer à son maintien et à son développement. Plus d’excuse pour ne pas déclarer ses absences en temps voulu ni transmettre ses notes de frais chaque mois dans les temps impartis. Et plus d’échappatoire non plus pour les managers pour valider les notifications à point nommé. Un clic et le processus est validé. Le collaborateur veut réaliser une formation ? Il émet sur la plateforme sa demande ! Et le tout est centralisé et remonté au service RH pour suivi, vérification, accord ou refus. Entretien non réalisé ? Le service RH prépare des questionnaires et un workflow de suivi puis lance des campagnes avec relances pour les récalcitrants. Les comptes-rendus sont archivés dans l’espace personnel du collaborateur pour un meilleur suivi.
Une productivité boostée
Le SI RH est véritablement un outil qui améliore l’efficience d’un service RH et contribue à l’accélération de la performance de l’entreprise. La majorité des tâches à faible valeur ajoutée est désormais automatisée. Cette avancée génère un gain de temps considérable pour les personnels des Ressources Humaines et une réduction des coûts non négligeable.
Dans le cadre du recrutement de nouveaux collaborateurs par exemple, l’ensemble du processus est intégré. De la prise de contact via CV à l’onboarding au sein de l’entreprise, l’ensemble des tâches est incrémental et le suivi linéaire jusqu’à la sortie de l’employé des effectifs éventuellement.
Les équipes RH pourront se concentrer sur des tâches qualitatives. A eux les analyses et la stratégie ! Le SI RH contribue à l’épanouissement intellectuel de vos personnels. La gestion de carrière, la mise en place de plans de formation innovants, la fidélisation des talents… Autant de projets qui contribueront à valoriser l’image marque employeur.
Par Corinne Estève Diemunsch, directrice Mark/Com et DRH, Limonetik
