L’intelligence artificielle (IA) offre des solutions innovantes pour optimiser l'organisation des documents, mais attention : il est essentiel d’avoir une base documentaire bien structurée pour augmenter les bénéfices de l'IA et éviter toute confusion.
Avec le volume croissant de données, l'IA devient incontournable, en complément de la gestion documentaire. Cette combinaison améliore la productivité des employés, en leur donnant un accès rapide et précis à des informations pertinentes, simplifiant ainsi leur travail au quotidien.
Une recherche d’information intuitive, grâce à l’IA
La gestion électronique des documents s’est inspirée des habitudes de la gestion physique des documents papier structurée autour de répertoires et sous-répertoires. Mais, à l’époque, il fallait suivre un plan de classement bien défini. Aujourd’hui, chacun agit selon sa propre logique de classement, ce qui conduit à une organisation anarchique où seul celui qui crée l’information la retrouve, et encore…
Il est donc temps d’abandonner ces méthodes de classement d’un autre temps pour adopter des pratiques modernes et intuitives, à l’image des plateformes de streaming où quelques mots-clés suffisent à retrouver un contenu. En intégrant l'IA dans les systèmes de gestion documentaire, les données, validées et à jour, sont contextualisées et encadrées, réduisant ainsi les risques de réponses erronées et facilitant la recherche rapide d’informations pertinentes.
L’efficacité avant tout
Ainsi, dans une usine chimique, secteur sensible où il est impératif d'appliquer des protocoles rigoureux pour garantir la qualité et la sécurité, un agent qui constate un débordement d’un produit corrosif et qui veut agir vite, peut consulter en quelques secondes la procédure à appliquer, grâce à l’intelligence artificielle de son logiciel de gestion documentaire qui comprend immédiatement le contexte dans lequel il évolue et lui fournit des réponses précises et adaptées. Sans l’IA, cet agent aurait dû rechercher manuellement la bonne procédure, risquant de tomber sur différentes versions sans savoir laquelle était la plus récente et validée. Un temps précieux aurait été perdu, alors qu’il était dans une situation d’urgence, face à un potentiel danger.
En interrogeant une autre IA, classique, mais sans base documentaire bien organisée, le risque est d’obtenir des réponses confuses, voire de divulguer des informations confidentielles. Chaque utilisateur ne doit donc accéder qu’aux documents autorisés selon son rôle et ses droits au sein de l’entreprise.
La capacité à obtenir des réponses précises et exploitables en quelques instants illustre parfaitement la puissance de l'IA combinée à une gestion documentaire bien structurée.
Par ailleurs, l'attribution automatique et intelligente de mots clés ou métadonnées aux documents enregistrés simplifie grandement le processus de sauvegarde et de classification permettant aux utilisateurs de gagner du temps tout en garantissant une gestion conforme aux exigences métier.
La synergie entre l’IA et la gestion documentaire permet aux entreprises d'améliorer leur efficacité et leur performance, tout en assurant la sécurité et la conformité des informations. L'intégration de l'IA dans la gestion documentaire transforme véritablement les opérations et offre des avantages significatifs. Pour en tirer pleinement profit, les entreprises doivent s’appuyer sur une gestion documentaire rigoureuse, avec des documents fiables, à jour et accessibles aux bonnes personnes, au bon moment.
Par Nicholas Child, Regional Vice President France chez M-Files
