Une étude confirme que la dématérialisation des documents RH répond aux attentes de nombreux salariés. Mais elle nécessite un accompagnement et une réassurance pour maximiser son adoption. Le Baromètre 2024 de la dématérialisation des documents RH confirme une évolution des usages numériques. La preuve, 63 % des salariés reçoivent leur bulletin de paie au format numérique contre 42 % en 2020.

Menée par Digiposte — un service opéré par Docaposte (filiale du groupe La Poste) — auprès de 2500 salariés, cette étude constate que les usages digitaux des salariés se développent. Ce mouvement est accéléré par des outils pratiques tels que le coffre-fort numérique, plébiscité pour son accessibilité, sa sécurité et son hébergement des données en France ou en Europe.

Aujourd’hui, près de 2 salariés sur 3 reçoivent leur bulletin de paie au format numérique, alors qu’en 2020 ils n’étaient que 42 %. Pour ces salariés, le coffre-fort numérique est l’outil le plus utilisé — à 69 % — devant l’envoi via un intranet RH (14 %) et l’envoi par email (16 %). Le bulletin de paie est perçu comme un document clé par les salariés : 97 % le considèrent important, dont 43 % extrêmement important.

Coffre-fort numérique

Cependant, les préoccupations concernant les risques numériques restent constantes : 8 salariés sur 10 se disent préoccupés par les risques associés à ces pratiques, en particulier l’utilisation frauduleuse (41 %) et le vol de données personnelles (29 %). Dans ce contexte, l’hébergement des données en France ou en Europe émerge comme une solution rassurante, souhaitée par 72 % des répondants.


La lecture de ce rapport fournit également plus d’informations sur la gestion des bulletins de paie par les salariés. Ils les conservent en grande partie pour la retraite. Mais 3/4 des salariés les consultent régulièrement (un usage encore plus élevé chez les jeunes : 86 % des 18-24 ans le font souvent) pour vérifier leur rémunération.

Ce qui peut surprendre, car le contenu leur apparaît parfois opaque. C’est le cas pour 36 % d’entre eux. Enfin, dernier usage principal, les demandes de prêts. Cette transmission se fait principalement via un coffre-fort numérique (69 %), un mode de réception qui inspire une forte confiance : 90 % des salariés utilisant un coffre-fort numérique sont confiants dans le stockage sécurisé de leurs documents, et 96 % se disent satisfaits de cet outil.

Dans le détail, on apprend que le coffre-fort numérique se généralise, quelle que soit la taille de l’entreprise : 69 % en moyenne, dont 81 % en grandes entreprises, 78 % en ETI, 63 % en PME et 34 % en TPE.

Sécurité des données

C’est d’ailleurs au sein des TPE que l’usage a le plus progressé en 5 ans, en ayant presque doublé passant de 14 % à 34 %. La centralisation des bulletins de paie dans un coffre-fort numérique ouvre la voie à un élargissement des usages. En effet, les salariés montrent un fort intérêt à la dématérialisation de tous les documents RH et souhaiteraient pouvoir utiliser leur coffre-fort numérique pour sauvegarder :
  • leurs contrats de travail (57 %)

  • les documents de formation (52 %)

  • la convention collective (51 %).
En outre, 73 % des salariés montrent un intérêt pour la signature de contrats et avenants directement via cet outil. L’appétence pour ces solutions dépasse même la sphère professionnelle : 66 % des salariés seraient intéressés par la réception de leur avis d’imposition dans leur coffre-fort numérique.

Malgré ces perspectives positives, des freins subsistent. La résistance au changement (47 % en moyenne, et 58 % pour les 55 ans et plus), les inquiétudes sur la sécurité des données (38 %) et le manque de confiance dans les outils digitaux (31 %) ralentissent encore l’adoption du numérique par certains salariés.

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