Selon une étude d’Archimag et Jalios, 40 % des entreprises affirment que le confinement et le télétravail contraints ont été les déclencheurs pour lancer des projets de Digital Workplace.
Centralisation des outils digitaux, optimisation de la performance, amélioration de la collaboration : la Digital Workplace a de quoi charmer plus d’une entreprise. C’est notamment le cas de la suite Microsoft 365 qui regorge d’outils plus utiles les uns que les autres pour les entreprises. Parmi ces derniers : OneDrive, Power BI, Yammer, ou encore Microsoft Teams, qui a été téléchargé 16 fois plus qu’en 2019 (source : Talkspirit) l’année dernière !
Mais téléchargement ne veut pas dire utilisation. Alors comment accélérer l’adoption des solutions digitales à l’ère du télétravail ? Découvrez 3 clés pratiques pour accélérer l'adoption de Microsoft Teams, y compris à distance.
Comprendre les défis de l’adoption de la Digital Workplace en télétravail pour mieux les anticiper
Après une année 2020 placée sous le signe du télétravail et l’accélération de la digitalisation des entreprises, un constat s’impose : l’adoption de la Digital Workplace est indispensable pour une transformation digitale pérenne.
Sans adoption de la Digital Workplace par les utilisateurs, les outils de la Digital Workplace sont voués à être délaissés par les utilisateurs. Voués à n’être que des licences achetées mais non utilisées. Le premier pas pour accélérer l’adoption de Microsoft Teams consiste donc à comprendre les défis de l’adoption digitale. Pour que Microsoft Teams tienne ses promesses, les utilisateurs doivent réellement utiliser Microsoft Teams et en maîtriser les usages pour gagner en productivité sur l’outil.
Une fois ces enjeux identifiés, il convient d’y répondre par un accompagnement adapté.
Accompagner les utilisateurs sur leurs outils dès la première utilisation
Accompagner les utilisateurs sur les outils de la Digital Workplace dès la première utilisation est fondamental pour favoriser leur adoption. Et pour cause, accompagner vos utilisateurs dès leur première interaction avec vos outils vous permet de réduire de 67% votre taux d’attrition (churn) selon le Huffington Post.
Pour relever ce défi, il existe deux leviers essentiels à activer.
- L’onboarding : soigner votre onboarding influe positivement sur les premières interactions de vos utilisateurs sur les outils. Résultat ? En ayant une première expérience positive sur la Digital Workplace, les utilisateurs sont plus enclins à utiliser leurs outils digitaux régulièrement.
- La formation : former vos utilisateurs à leurs outils digitaux est essentiel pour favoriser la performance de votre SI. En formant vos utilisateurs, vous leur donnez toutes les clés en main pour maîtriser leurs outils et être plus autonomes et productifs sur ces derniers.
Afin de consolider la performance des SI, l’onboarding utilisateur et la formation doivent être complétés par un accompagnement des usages au quotidien. Pour ce faire, les entreprises peuvent s’appuyer sur un élément précieux : la data. Un élément qui leur permet non seulement de mesurer les retombées de la mise en place de la Digital Workplace, mais également d’accompagner les usages durablement grâce aux données récoltées.
S’appuyer sur la data pour optimiser son ROI
D’après Forrester, entre 60% et 73 % de la data d’une entreprise est inutilisée à des fins analytiques. Pourtant, cette data est précieuse, c'est le socle du ROI. De fait, ce n’est qu’en ayant des données quantitatives et qualitatives que vous pourrez mesurer votre ROI de façon optimale. Pour ce faire, les entreprises peuvent procéder par étape :
- Définir des indicateurs clés de performance à tracker régulièrement (nombre de demandes de support, coûts de formation, coûts de production).
- Récolter les données correspondant aux indicateurs choisis.
- Analyser les données pour mieux accompagner les utilisateurs sur leurs outils au quotidien (taux d’utilisation des outils, interactions les plus courantes, satisfaction utilisateur).
Lorsqu’il s’agit de mettre en place une Digital Workplace de façon efficace, la data permet aux entreprises de mieux comprendre les usages sur les outils ou encore de détecter d’éventuels blocages sur les outils. En somme, en s’appuyant sur la data, les entreprises disposent de toutes les informations pour mieux répondre aux enjeux des utilisateurs au quotidien !
Compréhension des enjeux d’adoption, accompagnement des utilisateurs, mesure du ROI : voilà 3 indispensables pour mener à bien votre projet de Digital Workplace. Des éléments essentiels à l’adoption des logiciels dans leur ensemble, qu’il s’agisse de CRM, ERP, SI Achats ou encore SIRH !
Par Clarisse AGLAE, Chargée du contenu marketing chez Lemon Learning
