sur des outils performants.
Les organisations qui adoptent ce mode de travail doivent également veiller à conjuguer bien-être et efficacité de leurs équipes, tout en restant attentives aux nouvelles dynamiques. Sans cette vigilance, le travail hybride pourrait rapidement être perçu comme un privilège contraignant, au risque de nuire à la productivité.
Les réunions hybrides, qui réunissent à la fois des participants sur place et d'autres à distance, nécessitent une attention particulière de la part des organisateurs pour assurer l’inclusion de toutes et tous. Les technologies de réunions intelligentes jouent un rôle clé : elles permettent de créer un cadre d’échange propice, favorisant l’engagement de chacun.
La fatigue des réunions virtuelles
Se retrouver en gros plan, avec son visage projeté sur un écran à quelques centimètres du regard attentif d’une autre personne, n’a rien de naturel. Qui sait quelles informations subtiles ou signaux périphériques, habituellement essentiels pour capter notre attention, nous échappent dans de telles conditions ? Ce qui est certain, c’est que la fatigue liée aux réunions virtuelles est bien réelle. Elle résulte souvent d’un manque de stimulation mentale et d’un sentiment d’ennui, plutôt que d’une véritable surcharge cognitive.Des recherches montrent que les employés très engagés parviennent à rester actifs lors des réunions virtuelles, tandis que ceux qui le sont moins les trouvent souvent épuisantes. Cela est d’autant plus vrai lorsque les caméras sont éteintes, car les participants ont alors tendance à se consacrer à d’autres tâches tout en suivant la réunion d’une oreille. Ce comportement survient généralement lorsque les participants ne se sentent ni stimulés, ni concernés, ni essentiels au bon déroulement de la réunion. Une fois le multitâche enclenché, l’engagement diminue inévitablement, car réaliser plusieurs tâches nécessitant une attention cognitive devient rapidement épuisant.
Bien qu’il incombe à l’organisateur de rendre les réunions plus engageantes grâce à un contenu pertinent, une planification claire et une gestion efficace, les organisations ont aussi un rôle à jouer. Elles peuvent soutenir ces efforts en mettant à disposition une infrastructure adaptée et des technologies qui favorisent des réunions productives.
L'énergie des interactions en présentiel
La fatigue des réunions virtuelles ne doit pas compromettre leur productivité. Il existe plusieurs façons d'insuffler une dynamique propre aux interactions en personne, même lorsque les participants se répartissent entre présence physique et connexion à distance.En effet, des caméras allumées favorisent une culture où les participants virtuels aux réunions hybrides se sentent à l’aise de laisser leur caméra activée peut renforcer l’engagement. Régler leur statut sur « ne pas déranger » sur la plateforme aide également à limiter les distractions, comme les messages qui pourraient inciter au multitâche. Garder les caméras allumées encourage une écoute attentive et favorise l’échange de réactions visuelles et virtuelles. Par ailleurs, des technologies offrant une haute définition et des vues panoramiques de l’espace de réunion permettent aux participants à distance de se sentir davantage intégrés, comme s’ils étaient présents physiquement.
En outre, investir dans la technologie permet aux dispositifs de réunion intelligents de jouer un rôle essentiel en veillant à ce que chaque participant, qu'il soit présent physiquement ou à distance, se sente pleinement inclus. Ces technologies assurent une captation claire des voix, peu importe leur localisation, et offrent une visibilité égale pour tous les participants à l’écran. Savoir que sa présence est aussi bien perçue que celle des autres renforce l’implication et encourage une participation active. Enfin, des équipements audiovisuels simples d’utilisation et immédiatement opérationnels ouvrent la possibilité d’organiser des réunions dans des lieux plus originaux, loin des salles classiques parfois peu stimulantes.
Les dispositifs de réunion intelligents insufflent une nouvelle énergie
Vous souvenez-vous de l’excitation ressentie lorsque votre professeur annonçait qu’une leçon se tiendrait à l’extérieur ? Avec les bons dispositifs de réunion intelligents, il est possible de recréer cette dynamique en organisant des réunions hybrides dans des lieux moins conventionnels, comme un atelier ou même en plein air, si le temps le permet. Troquer les traditionnels sièges autour d’une table de réunion pour des sessions debout, ou utiliser la technologie pour transformer des espaces en environnements plus stimulants, apporte une fraîcheur bienvenue. Ces ajustements transforment un format souvent jugé monotone en une expérience plus engageante et revitalisante.Par Guillaume Villeneuve, Regional Sales Director chez PFU (EMEA) Limited - A RICOH Company
