Par Chris Huff, Chief Strategy Officer chez Kofax
C’est naturel : aux côtés de processus manuels qui fonctionnement bien et sont fluides, la plupart des entreprises ont tendance à positionner les processus les plus inefficaces en candidats à l’automatisation. Ce sont pourtant bien aux processus manuels les plus efficients que l’automatisation apporte la plus grande valeur ajoutée.
L’automatisation, prochaine étape de l’optimisation des processus
Si ce n’est pas toujours évident, nombreuses sont aujourd’hui les entreprises à considérer les processus qu’elles ont mis en place comme étant parfaitement hiérarchisés et exécutés : près d’un tiers d’entre elles estiment que leurs processus ont été optimisés pour atteindre leurs objectifs, tandis qu’elles sont 50 % à les apprécier comme bien consolidés[1].
À la fois, les répondants ont aussi conscience que dans de nombreux cas, l’automatisation intelligente pourrait encore améliorer la performance de l’entreprise : ils sont les trois quarts à penser que plus de 60 % des processus pourraient bénéficier d’une automatisation, et même un sur cinq verraient bien 80 % de leurs processus métiers être automatisés.
Des chiffres qui ne sont pas étonnants au regard du nombre de processus en place dans les entreprises à toutes les strates, des plus simples, tels que le classement des bons de commande ou des factures, aux plus complexes, tels que le montage de prêts bancaires dans les établissements financiers.
Des gains encore nombreux avec l’automatisation
Si, grâce à la recherche, à l’expérimentation et au « Test & Learn », les entreprises ont, pour beaucoup, grandement amélioré leurs processus, l’automatisation peut encore apporter des bénéfices. Notamment par la convergence des mains d’œuvre physiques et numériques, de façon à gagner en niveaux de service, en réduction des coûts d'exploitation ou encore en augmentation de la productivité.
Concrètement, la suppression de tâches manuelles et répétitives remplacées par des tâches totalement automatisées permet d’éliminer les erreurs, de réduire de moitié les temps de traitement et de gagner en précision. Plus important encore, libérés de tâches fastidieuses, les collaborateurs peuvent se concentrer sur des activités à valeur ajoutée qui exigent une intervention humaine.
Dans tous les cas, l’objectif est de favoriser la qualité des produits et des services. Pour rester dans les exemples bancaires, c’est tout l’objectif de l’automatisation d’analyse de demandes de prêts : plusieurs agents logiciels peuvent être sollicités pour extraire les données, évaluer les informations et faire ainsi avancer les dossiers.
De cette façon, les efforts humains peuvent être réduits pour un nombre équivalent de dossiers traités. Les collaborateurs peuvent alors se concentrer sur leur cœur de métier : la relation client et la vente de nouveaux produits. Favorisant ainsi le chiffre d’affaires et, par voie de conséquence, les marges de l’entreprise.
Hiérarchiser les processus candidats à l’automatisation
Avant de se lancer dans l’automatisation tous azimuts des processus, encore faut-il identifier parmi eux lesquels proposeront les bénéfices les plus importants. Et dans la grande majorité des cas, le résultat est sans appel : les processus clairement détaillés, et déjà exécutés de façon précise et uniforme manuellement constituent les meilleurs candidats.
Ce qui semble finalement assez logique : dans la mesure où ils ont déjà été optimisés, leur intégration dans un dispositif automatique n’en est que plus simple et rapide, et offre les meilleurs gains. En d’autres termes, plus les processus sont pensés et optimisés en amont, plus la Robotic Process Automation donnera des résultats probants, offrant aux entreprises un avantage concurrentiel indéniable et la garantie du succès à l’ère du digital.
[1] Étude comparative Intelligent Automation réalisée par Forbes Insight et Kofax
