La gestion des archives est indiscutablement un projet qui concerne toutes les entreprises et organisations. Loin d’être un sujet « dormant », les archives peuvent en effet jouer un rôle clé dans le bon fonctionnement de l’entreprise : recherche d’informations, etc. Oui mais voilà, le propre des archives est de répertorier des milliers de documents papier (comptables, ressources humaines, commerciaux…), ce qui peut entrainer de nombreuses complexités : accès aux documents, perte de place, etc. Autant d’éléments qui freinent l’agilité de l’entreprise et peuvent entraver son bon fonctionnement.
Tirer avantage du digital pour repenser son mode de gestion d’archives
C’est dans ce contexte que le numérique a profondément fait bouger les lignes et a permis à la gestion d’archives de devenir non plus une contrainte, mais un véritable atout pour l’entreprise. Concrètement, pour arriver à de tels bénéfices, les notions de récupération physique des archives papier, de numérisation de ces dernières et de gestion électronique (GED) sont des points stratégiques à prendre en compte. L’objectif est ici d’industrialiser de bout en bout la reprise et la gestion des archives de manière électronique tout en se conformant bien sûr à la réglementation en vigueur (notamment au niveau des délais de conservation qui vont de 2 à 10 ans en fonction des types de documents).
Deux grands bénéfices liés à la gestion électronique des archives
Un premier bénéfice concret est directement lié à la gestion de l’espace physique consacré aux archives. En effet, dans de nombreuses entreprises et notamment les plus étendues, l’espace nécessaire au stockage d’archives peut représenter plusieurs centaines de mètres carrés. Au regard du coût du mètre carré immobilisé, on comprend donc parfaitement l’intérêt économique découlant d’une gestion digitale des archives.
Le second point clé concerne des aspects purement organisationnels. Dans ce contexte, les notions de travail collaboratif et d’accès en temps réel aux archives souhaitées prennent tout leur sens. Grâce au digital, il est en effet possible de consulter rapidement les informations contenues dans les archives en tout lieu et donc de gagner en agilité dans la gestion de tâches opérationnelles. On notera par exemple que ce point influe fortement sur la qualité de service délivrée au client dans le cadre de la consultation de son dossier. Mais ce n’est pas tout, dans le cas d’un litige par exemple, cela permet de ne pas monopoliser des ressources humaines et financières conséquentes pour opérer des recherches manuelles sans fin dans plusieurs milliers de documents papier.
Ces différents éléments mettent en lumière que la bonne gestion des archives et leur digitalisation sont des projets stratégiques qui doivent être étudiés minutieusement par les entreprises qui souhaitent transformer une contrainte en opportunité. Pour autant, mener un projet de reprise et de numérisation des archives ne s’improvise pas et demande d’être réalisé de manière industrielle et continue. C’est à cette unique condition que les archives pourront enfin apporter de la valeur aux entreprises et non plus se positionner comme un simple centre de coût car en moyenne, c’est une réduction de 30 % des coûts de traitement qui est réalisée dans les entreprises grâce à la digitalisation.
Par Brice VIGUEUR – Directeur des Opérations BPO
