Fixer les objectifs
La majorité des entreprises qui s’oriente vers la dématérialisation ont pour objectif premier de diminuer de 80% l’usage du papier. Mais la démat a de nombreux autres avantages, comme de faciliter le travail au quotidien, de diminuer les risques, d’améliorer la réactivité, de fluidifier les traitements en services, d’optimiser les contrôles de conformité, de conserver une trace des documents, de réduire le stockage des archives, de contribuer à l’entreprise digitale éco-responsable... Par ailleurs, le cadre juridique pousse à la dématérialisation. Plus qu’une contrainte, il s’agit d’une formidable opportunité pour refondre les processus. Remplacer des processus manuels par des processus automatisés apporte à la fois de la sécurité en évitant les erreurs humaines, et des gains de productivité.Les facteurs clés de succès d’un projet de dématérialisation
La transformation digitale est avant tout abordée sous l’angle technologique des outils numériques, Il ne faut pas négliger qu’elle est aussi et surtout une affaire d’hommes et de femmes, de management et d’organisation voire de changement profond de l’entreprise. En voici les principaux facteurs clés :- Travailler sur l’optimisation des processus
- S’appuyer sur des solutions techniques
- Mobiliser les collaborateurs
- Partager une culture commune entre l’entreprise et son prestataire de dématérialisation
- Mettre au point des indicateurs de mesure des résultats et des procédures de suivi de la prestation
- Favoriser la communication et les échanges entre son entreprise et son prestataire
10 conseils d’experts
1 - Le premier impératif est d’assurer la sécurité des processus au regard des cadres juridiques et de la prévention de la fraude. 2 - La première source d’optimisation consiste à remplacer les tâches manuelles par des tâches automatisées. 3 - Pour les tâches manuelles qui restent, trouver le bon compromis entre sécurité des processus et simplicité. Dans cette analyse il est nécessaire d'intégrer les tiers (clients et fournisseurs) au plus tôt. 4 - Réfléchir précisément aux impacts sur l’organisation et sur les compétences des hommes. 5 - Diagnostiquer les flux et stocks- Recenser, mesurer et analyser les documents dans les bureaux et archives - Mettre en place un suivi au niveau du service courrier (quantité par entité opérationnelle en entrée et sortie)
6 - Définir les besoins- Analyser les processus de traitement (nombre intervenants, teneur des échanges, etc.) - Mesurer les charges de travail existantes
7 - Définir la cible- Déterminer l’organisation cible - Définir les processus de traitements des flux - Définir l’organisation humaine - Etablir le scénario technique et le calendrier adapté
8 - Pour limiter le papier : proposer un portail Web de dépose et/ou une application smartphone pour les factures et les bons d’intervention. 9 - Pour apporter une valeur ajoutée, mettre en place des algorithmes de contrôles pour limiter les erreurs et les fraudes. Améliorer la traçabilité : stocker et historiser les métadonnées. 10 - Pour faciliter les contrôles qualités : mettre en place une Gestion électronique de documents (GED) avec tous les index relatifs aux factures et bons d’intervention. Nous avons réuni ces conseils avec la participation de :- Alban Giroux, Chef de projet dématérialisation chez Cegid
- David Machon, Responsable Production Digital chez Everial
- Denis Molho, Co-Président de la Commission SI au DFCG
