Au cours des dernières années, la fréquence et le niveau de sophistication de la fraude financière et de la criminalité économique se sont nettement accrus, accentuant ainsi la tendance à la hausse des risques. Souvent, la vulnérabilité du système financier face à la criminalité économique découle de méthodes obsolètes, d'une protection insuffisante des données, des défis de la numérisation et d'une sous-optimisation des processus, ce qui facilite les tentatives de fraude.
L'adoption de l'automatisation intelligente des processus, qui implique la numérisation des documents et l'automatisation des tâches manuelles répétitives, permet aux organisations de progresser vers leurs objectifs de numérisation et de renforcer leur sécurité.
Les processus basés sur le papier : un jeu facile pour les fraudeurs
L'obtention de multiples confirmations, notamment des données bancaires, constitue un élément crucial de tout processus d'audit. Dans ce cadre, la mise à disposition des documents nécessaires à l'examen des comptes annuels exige une coordination complexe à plusieurs niveaux, conforme à la norme d'audit IWD, impliquant les entreprises, les auditeurs et d'autres institutions telles que les banques.Actuellement, la demande et la gestion de ces confirmations externes de tiers se font souvent par voie postale, ce qui expose ces procédures traditionnelles à des risques d'erreur, de manipulation et même de perte, en plus de la possibilité d'envoi à des destinataires incorrects.
L'inefficacité des méthodes manuelles accentue les failles de sécurité, prolongeant ainsi les délais et exigeant davantage de ressources humaines. Le manque de transparence et de traçabilité constitue un défi majeur, tandis que les approches numériques basées sur la technologie offrent généralement une documentation et une vérification sans faille, simplifiant ainsi l'ensemble du processus de confirmation.
Être précurseur plutôt qu'à la traîne : la numérisation garantit la sécurité
Une solution majeure pour remédier à l'inefficacité et à l'insécurité des procédures de confirmation par des tiers réside dans la transition vers la numérisation et l'automatisation des processus, qui demeurent encore largement analogiques. Face à une fraude financière en constante évolution et de plus en plus élaborée, l'adoption de mesures de sécurité avancées, fondées sur la technologie, est devenue essentielle. Il est primordial pour les parties prenantes de non seulement rester à la pointe des évolutions technologiques, mais également de prendre des mesures proactives pour exploiter pleinement les avantages des processus numériques.Les bénéfices associés à cette transition sont multiples, englobant une optimisation des processus de travail et un renforcement de la sécurité. Les solutions numériques pour les confirmations de tiers ont acquis une importance croissante, notamment avec la montée du travail à distance, facilitant ainsi la communication et le traitement entre toutes les parties impliquées tout en assurant un échange sécurisé de documents sensibles. Elles permettent une réduction significative des tâches manuelles et une amélioration de l'accessibilité ainsi que du traitement des confirmations.
L'exploitation de transmissions cryptées et de solutions de stockage sécurisé représente un progrès significatif dans la protection des informations sensibles. Cette approche, par rapport aux méthodes traditionnelles telles que l'utilisation d'enveloppes, garantit un niveau de sécurité nettement supérieur. De même, l'intégration de systèmes automatisés renforce la conformité aux règles en vigueur et facilite le respect des normes nationales et internationales en matière de sécurité des données.
En outre, ces systèmes automatisés, grâce à leur capacité à utiliser l'intelligence artificielle, permettent une détection plus rapide et plus précise des tentatives de fraude. En analysant de vastes ensembles de données, ils peuvent repérer les schémas suspects et identifier les anomalies, contribuant ainsi à la prévention précoce de la fraude. Enfin, l'adoption de technologies telles que la signature numérique optimise non seulement la sécurité des documents confidentiels, mais accélère également leur authentification, renforçant ainsi la fiabilité des processus impliqués.
Opérer dans une perspective d'avenir par le biais du numérique
Les avancées telles que l'IA, l'informatique quantique, la blockchain et la Robotic Process Automation (RPA) révolutionnent la manière dont les processus de confirmation sont envisagés. Leur intégration dans une stratégie globale de numérisation est devenue cruciale. L'IA et l'apprentissage automatique améliorent la précision en analysant spécifiquement les données, tandis que l'informatique quantique peut transformer radicalement les mécanismes de contrôle et de cryptage.La technologie blockchain, grâce à sa nature décentralisée, assure un niveau élevé de sécurité et de transparence dans les transactions numériques, garantissant l'authenticité et l'intégrité des données financières. Par ailleurs, la RPA automatise les tâches répétitives, libérant ainsi les auditeurs et le personnel bancaire pour se concentrer sur des aspects plus complexes de leur travail. Cette automatisation permet de gagner du temps, de réduire les erreurs humaines et d'optimiser l'efficacité globale du processus d'audit.
La lutte contre la fraude nécessite une transition des méthodes obsolètes basées sur le papier vers une approche technologique intégrée. La réussite de cette transition repose sur plusieurs facteurs : une conformité aux réglementations et aux normes de sécurité, une collaboration renforcée entre les banques, les fournisseurs de technologie et les autorités réglementaires, ainsi qu'une formation exhaustive du personnel et une planification stratégique de la numérisation. Les confirmations numériques promettent des audits plus efficaces, de haute qualité et fiables, représentant ainsi une avancée cruciale vers l'intégrité accrue du secteur financier dans un monde numérique en constante évolution.
Par Kyle Gibbons, Managing Director EMEA, Confirmation Thomson Reuters
