Cela dit, le succès de tout projet de transformation numérique passe par des données de qualité.
Pour la plupart des entreprises, la multiplication massive des informations provoque le « chaos » de l’information. En effet, le volume, la vitesse et la variété de l’information qu’elles doivent gérer, stocker et protéger dépasse souvent la capacité de leur solution de gestion de contenu, ce qui entrave les progrès de la transformation numérique.
Pour de nombreuses entreprises, l’information est compartimentée dans des silos de données détenues par des départements distincts. Souvent, les systèmes de gestion électronique des documents sont mis en œuvre dans l’optique de capturer des données, sans souci des exigences, règles ou procédures de conformité. Si la direction ne prend pas conscience de l’importance de la gestion de l’information, le chaos pourrait régner.
La finalité des données
Les entreprises doivent commencer par examiner le cycle de vie de l’information ou des données, depuis leur création et leur numérisation jusqu’à leur suppression. Ensuite, il leur faut se pencher sur la façon dont les données sont effectivement produites, les risques associés et les mesures de contrôle à mettre en place afin d’assurer la conformité. Si l’entreprise peut attribuer une valeur métier à un contenu, alors le projet pourra être orienté métier et recevoir le soutien de la direction.Les priorités des projets de gestion de l’information peuvent être fixées en fonction de certains des besoins les plus immédiats. Par exemple, si ceux-ci portent sur des exigences accrues de conformité réglementaire, il convient d’adapter et d’élaborer le processus de gestion de l’information en conséquence. Dans d’autres entreprises, les problèmes peuvent être différents. La finalité des données joue un rôle important dans la conception de la stratégie appropriée.
4 clés de la gestion des données
Utiliser la puissance de la recherche : la plupart des collaborateurs passent une part non négligeable de leur temps de travail à rechercher de l’information. Une solution de gestion de contenu d’entreprise (ECM) peut accélérer et automatiser la recherche, l’accès et le partage de données éparpillées entre diverses sources, pour mettre une information pertinente et une expertise pointue à la disposition des utilisateurs. Parmi les bénéficies : l’optimisation de la recherche des documents et une aide au respect des exigences de confidentialité et de gouvernance d’entreprise. Les entreprises peuvent ainsi localiser rapidement tous les documents et e-mails liés à un client ou un projet au moyen d’une seule recherche.Tirer des enseignements des données non structurées : pour la plupart des entreprises, une part importante de l’information réside dans des données non structurées. IDC prévoit qu’en 2025, 80 % du volume global de données devraient être non structurées et que 37 % des données non structurées peuvent être utiles aux entreprises, à condition d’être correctement analysées et aboutir à 430 milliards de dollars de gains de productivité. Cependant, il ne suffit pas d’avoir accès à cette information. Les entreprises doivent disposer des outils et de l’intelligence nécessaires pour la contextualiser. Une solution d’ECM peut contribuer à l’intégration avec les outils existants de gestion des documents pour la capture, l’organisation et le classement des données non structurées aux côtés du contenu associé. Les outils d’ECM peuvent également exploiter la puissance du Machine Learning pour extraire les éléments essentiels parmi les données non structurées et les agencer de façon à optimiser leur analyse.
Une entreprise pourra prendre des décisions d’autant plus éclairées et fiables qu’elle sera en mesure de valoriser ses données non structurées, qu’il s’agisse d’appels de clients,
d’e-mails, de documents scannés, de feuilles de calcul, d’objets connectés (IoT), de textes ou de présentations.
Exploiter la puissance du cloud : un système d’ECM dans le cloud peut aider les entreprises à abandonner un système de fichiers tentaculaire et désorganisé au profit d’une plateforme centralisée qui engendre des gains d’efficacité et de productivité. La consolidation des contenus contribue à renforcer la sécurité en réduisant le risque associé au stockage des données sensibles dans des sites non sécurisés. Le cloud apporte également aux entreprises la flexibilité nécessaire pour pouvoir faire évoluer la capacité de leurs applications en fonction des besoins. Un système de gestion de contenu dans le cloud offre en outre la possibilité de donner aux acteurs internes et externes de l’entreprise un accès simple, sécurisé et transparent aux différents contenus. Enfin, le cloud présente des avantages propres liés à un TCO réduit et à la facilité de modernisation, de migration et d’intégration de divers types de contenu en vue d’optimiser les performances et la collaboration.
Assurer la sécurité : comme nous l’avons observé dans de nombreux cas de piratage, le vol de données peut passer inaperçu pendant des mois voire davantage. Pour faire face à cette menace, les entreprises doivent déployer des systèmes d’ECM qui appliquent un chiffrement au niveau de chaque document et surveillent les activités en temps réel afin d’émettre des alertes. En identifiant les activités inhabituelles, par exemple des téléchargements massifs de fichiers ou des accès en dehors des heures de bureau, les responsables informatiques pourront détecter et signaler automatiquement les menaces tout en protégeant leurs informations. Il est possible de renforcer encore la sécurité en faisant appel à des techniques avancées de chiffrement qui atténueront les conséquences en rendant illisibles les documents confidentiels.
La gestion de l’information est indispensable au succès de tout projet de transformation numérique. Une plateforme moderne et intégrée de services de contenu peut aider les entreprises à ordonner les processus métiers et à transformer l’information au service de leur compétitivité. La pandémie de COVID-19 a donné un coup d’accélérateur aux projets numériques : rien ne sera plus jamais comme avant. L’information doit donc être exploitée comme un atout concurrentiel, ouvrant la voie à l’innovation et à la croissance.
Par Bertrand Pinchon, Directeur Avant-Vente France, Italie, Espagne & Portugal chez Opentext
