La généralisation des échanges électroniques est aujourd’hui une réalité concrète pour l’ensemble des entreprises. TPE, ETI, PME, grands comptes, organismes publics, toutes les structures sont concernées et voient leurs traditionnels échanges papiers passer à l’électronique. Dans ce contexte, la dématérialisation n’est plus un choix, mais une obligation qui nécessite d’être pensée dans une logique réellement globale pour fonctionner correctement.
C’est aussi un de ces rares cas où les efforts consentis pour passer à la dématérialisation amènent rapidement des retours positifs en termes de : traçabilité documentaire (minimisation des pertes), rapidité d’accès à l’information, sécurité des échanges et surtout économies à court terme.
Prendre de la hauteur sur son projet
Un premier point à prendre en compte tient tout simplement à bien analyser l’ensemble des flux et des documents qui seront gérés de manière dématérialisée. En effet, en fonction de leur nature, différents processus voire obligations seront nécessaires : contrats, factures, documents RH, etc., sont autant de cas d’usage différents. Attention donc à avoir une vue d’ensemble de tous les documents qui seront numérisés et échangés électroniquement en considérant également leur criticité et leur devenir.
Le point sur les factures
Concernant les factures, qui est un poste qui concerne tous les acteurs, il est fondamental de bien comprendre que l’édition et l’échange électronique de ces documents doivent reposer sur une méthodologie normalisée et compatible avec la législation en vigueur. Sur ce point, nous pouvons notamment évoquer le cas des entreprises qui travaillent avec le secteur public et qui doivent répondre aux obligations de Chorus Pro. Cette démarche aujourd’hui réservée aux fournisseurs des administrations a d’ailleurs son pendant dans le cadre de la facturation inter-entreprises également. Attention donc à entrer dans une logique de professionnalisation de la gestion des factures électroniques, conforme à la réglementation fiscale et qui ne peut donc se limiter à l’envoi d’un simple PDF joint dans un mail.
Le point lié à l’archivage des documents électroniques
Trop souvent encore les SAE (Systèmes d’Archivage Electronique) sont méconnus ou confondus avec des GED (Gestion Electronique de Documents)
Sur ce point, une vigilance particulière est également nécessaire pour réaliser un réel archivage à valeur légale et à force probatoire (i.e. pouvant avoir force de preuve en cas de litige).
Pour répondre à des obligations fonctionnelles, réglementaires et normées, l’archivage à valeur probatoire doit pouvoir garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des pièces qui y sont versées. En effet, il est devenu très facile de modifier et falsifier un document bureautique ou PDF. Aussi, une SAE doit-il à la fois prendre en compte des notions purement technologiques, mais aussi intégrer des données réglementaires et métier, telles que le temps de conservation en fonction des documents par exemple. Globalement, les grandes fonctionnalités d’un système d’archivage électronique résident essentiellement dans le fait d’admettre que seule la version finale soit archivée et que sa destruction ne peut se faire que dans des cas bien précis et de manière « supervisée ». Pour arriver à cette finalité, un contrôle rigoureux des durées de conservation et de la présence de certaines données est absolument nécessaire.
Ces quelques points illustrent parfaitement que la dématérialisation de documents ne peut être traitée sans prendre de la hauteur. A titre d’exemple : beaucoup confondent encore les notions de stockage, sauvegarde et archivage (à caractère légal). Il est donc nécessaire de lancer son projet en prenant les bonnes décisions pour respecter tous les prérequis nécessaires afin de se conformer aux usages et à la réglementation en vigueur.
