Par Marine Appercé, membre de l'équipe marketing de Primobox
La signature électronique est un outil pratique pour gagner en productivité et en réactivité. C’est l’une des étapes clés de la dématérialisation et de la transformation numérique des entreprises. Largement utilisée par les grands groupes depuis plusieurs années, elle se déploie petit à petit dans les entreprises de taille intermédiaire.
De sa valeur juridique à sa mise en place, nous décryptons pour vous 5 idées reçues sur la signature électronique.
1La signature électronique n’a pas la même valeur juridique que son homologue manuscrite : FAUX !
Tout d’abord pour qu’une signature électronique ait une valeur légale, il faut que cette dernière soit délivrée par un tiers de confiance possédant l’accréditation eIDAS (Electronic identification and trust services). Elle est reconnue dans tous les États membres de l’Union Européenne. Chaque document paraphé d’une signature électronique est enregistré et mémorisé ce qui rend la modification de ce dernier impossible. Un document avec une signature électronique est donc plus sécurisé et plus fiable d’un document papier avec une signature manuscrite.
2Une photo de ma signature manuscrite dans un document suffit : FAUX !
Il faut savoir que la signature électronique n’a pas d’apparence visuelle. Aujourd’hui elle est composée une suite de caractères. C’est une empreinte unique, elle est propre à chaque document et inaltérable. Techniquement, c’est comme si le document ne pouvait être lu que par le destinataire et le signataire. Dans les faits, un cachet est apposé sur le document pour visualiser la signature et rassurer les signataires sur sa présence.
Ce qui différencie une photo JPEG de votre signature manuscrite et une signature électronique, c’est la capacité du Prestataire de Confiance à identifier le(s) signataire(s) et à stopper les modifications du document.
Enfin, les documents signés et scannés n’ont aucune valeur juridique.
3Faire signer un document électronique coûte plus cher qu’une signature manuscrite : FAUX !
La signature d’un document papier vous oblige à de nombreuses actions coûteuses et chronophages : l’impression du document (souvent en plusieurs exemplaires) et l’affranchissement pour les différents parties mais aussi les mails ou courriers de relances, les scans, l’archivage, le classement...
La signature électronique vous permet de réduire ces délais et de bénéficier d’un retour sur investissement rapide après une mise en place technique simple.
En plus d’un avantage économique, c’est aussi une démarche écologique. L’envoi d’un mail a un impact environnemental réduit en comparaison d’un document imprimé, glissé dans une enveloppe (qui sera peut-être jetée sans être recyclée) et qui voyagera en avion ou en camion.
4Je n’envoie pas de documents à signer à distance, ce n’est pas pour mon entreprise : FAUX !
La signature électronique n’est pas réservée qu’à la contractualisation à distance, bien au contraire. En face à face, les avantages sont identiques : gain de temps, économies, amélioration de l’image de marque et confort d’utilisation. Elle favorise la conversion du client en accélérant l’acte de signature. Le commercial n’est plus obligé de séparer proposition commerciale et signature du contrat, le processus de vente peut s’effectuer en totalité lors du même rendez-vous.
La signature électronique est déjà utilisée avec succès dans les secteurs de la banque, de l’assurance ou encore de l’immobilier.
5C’est compliqué à mettre en place : FAUX !
L’environnement juridique de la signature électronique est certe compliqué. Mais pour ce qui concerne l’utilisateur, notre solution SaaS permet d’envoyer un contrat à signer en quelques clics via votre navigateur habituel. Une fois le document envoyé, le signataire reçoit instantanément un mail avec le contrat, en prend connaissance et saisit le code reçu par SMS. Le contrat est alors signé électroniquement, rapidement et simplement.
