Les bonnes pratiques de collecte, documentation et d’utilisation des documents et données ne sont pas une priorité pour les entreprises et institutions. Elles sont pourtant indispensables pour assurer la sécurité de l’information et mieux exploiter tout son potentiel.
Face à l’accroissement exponentiel des données, les organisations de travail doivent mettre en place la gouvernance de l’information. Il s’agit des processus et outils qui concernent la gestion électronique des documents (Ged), l’archivage électronique, la signature électronique, les postes de travail, etc. Autant de sujets adressés par les métiers de la gestion des ventes, des achats, des finances de l’entreprise, de la production ou encore dans le domaine juridique. Le rapport annuel du groupe Serda, cabinet spécialisé dans l’organisation des données, montre les tendances dans ce domaine pointe et pointe le retard qui reste à combler pour une meilleure gouvernance des données.
Même s’il reste encore 4 organisations de travail sur 5 qui n’ont pas mis en place de gouvernance efficace de l’information, le point encourageant est que le rôle central des datas convainc chaque année de plus en plus d’entreprises de mettre en place une gouvernance sur ces sujets. Désormais, un peu plus de 3 organisations sur 5 s’y sont engagées. Ces programmes étant pilotés quasi à parts égales entre la Direction et la DSI.
Les managers et collaborateurs ont des attentes fortes concernant la gouvernance de l’information. Une tendance forte indiquée par un chiffre explicite: 93 % d’entre eux plébiscitent un point d’accès unique aux données et documents des entreprises, pour arrêter de jongler entre 10 ou 15 applications différentes.
Télétravail, mobilité, sécurité : les thèmes qui intéressent responsables et salariés
Dans le rapport, 63 % des questionnés veulent un accès en situation de télétravail ou de mobilité, un chiffre qui a augmenté fortement depuis 2 ans pour cause de pandémie. La conséquence, c’est que 59 % sont aujourd’hui conscients de la question cruciale des droits d’accès et de la sécurité des données. L’archivage électronique comme clé de sécurité pour les informations à valeur probante, notamment, est mis en place dans 19 % des organisations, mais 52 % prévoient un projet en ce sens.
Le travail collaboratif, via les portails et digital workplaces, est un enjeu prioritaire pour 38 % des organisations contre 23% en 2020. La Ged n’a de sens qu’associée à une gestion des contenus associés pour 44 % des répondants.
La signature électronique se généralise dans les entreprises et institutions de toute taille. Elle est utilisée aujourd’hui chez plus d’un tiers des répondants (34 %). Le parapheur électronique, logiciel de validation d'un document électronique suivant un parcours précis, est utilisé dans 20% des cas, essentiellement dans les collectivités territoriales.
Les tendances émergentes concerne la formation des utilisateurs, le KM (gestion des connaissances) et la dématérialisation écoresponsable. La moitié des répondants envisagent de lancer un projet de KM dans les 2 prochaines années. Concernant le bilan carbone de leur organisation de travail, si 61 % des répondants se sentent concernés, seuls 1% ont intégré la dématérialisation dans ce calcul. Tout reste donc à faire dans ce domaine.
