L’adoption de la vidéo sur le poste de travail ouvre la porte à de nouveaux modes de communication et de collaboration, et de multiples opportunités. Voici comment elle enrichit l’expérience utilisateur au sein de l’entreprise et de ses écosystèmes, et se met au service des managers.
L’évolution du digital workspace, l’espace de travail numérique, est devenue au fil des changements en matière de travail, d’ outils, et d’environnement dématérialisé, un vrai projet d’entreprise. Entre la mobilité, matérialsiée par la montée en puissance du télétravail et l’appel aux travailleurs indépendants, et la multiplication des ‘open space’, le besoin de communiquer et de collaborer à distance et différemment se fait prégnant. Un dénominateur commun s’impose pour apporter une réponse aux attentes des collaborateurs, le numérique et – plus largement - la transformation digitale des organisations.
Bien évidemment, les deux premiers outils qui s’imposent sont le téléphone et le mail. Le premier car il est l’outil historique de la communication orale. Le deuxième parce que la communication repose encore fortement sur l’écrit et l’image en support de l’échange et du partage d’information, même s’il subit la pression grandissante de l’attrait pour un communication de plus en plus instantanée. A ces deux outils s’ajoute désormais une dimension attrayante, celle de la vidéo, non seulement comme support de la communication, mais aussi vecteur d’adhésion et de mémorisation. Qu’il s’agisse de favoriser la relation entre individus, de maintenir un lien social entre le manager et son équipe, ou de favoriser une plus grande appropriation des contenus tels que les supports d’information et de formation, les déploiements autour de la vidéo se multiplient et rencontrent un succès grandissant.
Une étude Forbes Insight en juillet 2017 a montré que 62% des dirigeants d’organisations s'accordent pour dire qu’en matière de communication et de collaboration, par rapport à l'audio, la vidéo améliore considérablement la qualité de la communication, chiffre qui atteint 73% parmi les entreprises à forte croissance. En outre, 50% pensent que la vidéo améliore également le degré de compréhension. Source : “The Connected Culture: Unleashing the Power of Video in Everyday Collaboration”, par Forbes Insight.
Renforcer la relation à distance
Si l’on se base sur les seuls téléphones et messageries, dans cette relation à distance qui s’instaure entre les individus, il manque un élément essentiel, le contact humain direct. Les signes que produit le correspondant sont des éléments visuels porteurs d’information, de validation de l’adhésion au discours, et supports de l’humanisation de la relation qu’il ne faut pas sous-estimer. La vidéo, qu’il s’agisse d’une relation directe entre deux personnes ou de diffuser l’image d’un groupe réuni autour d’une table, joue un rôle essentiel dans la relation humaine, individuelle, professionnelle et/ou commerciale, en élevant les niveaux de collaboration. Et elle offre de nombreuses opportunités que peu d’entreprises ont su percevoir, au-delà de la réduction des frais de déplacement et de la réduction des temps de réunion.
La collaboration vidéo outil de productivité
La vidéo permet de collaborer à distance aussi aisément - et probablement plus directement car elle capte l’attention en invitant les participants à ne pas détourner leur attention (zoner ou effectuer plusieurs tâches) - que si les personnes qui échangent étaient assises autour d’une table. Le contact visuel privilégie le relationnel individuel et valorise les individus qui échangent. Il personnalise et renforce la relation entre ces individus. Dans la relation humaine, la capture des signes visuels est plus importante que celle des signaux sonores. L’échange visuel régulier avec un pair, un membre de l’équipe à laquelle appartient l’utilisateur par exemple, avec un client ou un partenaire, permet de créer des liens plus étroits et plus forts. La vidéo apporte donc une richesse et une force dans les échanges, elle favorise une meilleure communication, crée la confiance et des relations plus solides, tout en rassurant et validant la relation entre individus. Ainsi renforce-t-elle l’efficacité et la productivité des échanges, des conversations et des réunions à distance - par exemple en facilitant l’ouverture d’une réunion à des partenaires et/ou clients -, et donc la rentabilité de l’entreprise.
La vidéo pour le manager
Pour le manager également, la vidéo est un outil remarquable qui efface la sensation de distance et permet aux équipes dispersées d'être connectées et alignées. Le maintien du lien social avec les membres de ses équipes, distants ou pris dans un process de production, est essentiel. En créant un niveau supérieur de proximité et d’engagement, la vidéo conserve et renforce ce lien. Le contact direct en parlant de visu est un outil de motivation des collaborateurs. L’échange visuel est également engageant pour les protagonistes. Paradoxalement, la vidéo favorise la réunion de collaborateurs qui, par leur éloignement, sont trop souvent absents de réunions stratégiques. De plus, elle permet d’accompagner le discours avec des informations visuelles, dont on a décrit plus haut l’impact. Les performances de la mémoire auditive sont nettement inférieures à celles de la mémoire visuelle ! Aujourd’hui, la vidéo doit être intégrée aux outils dont dispose le manager pour maintenir la relation avec ses équipes.
Favoriser l’usage de la vidéo
Au titre de tout ce que nous venons d’évoquer, la vidéo n’est pas seulement une couche technologique un peu gadget, mais doit devenir un élément naturel de la communication et de la collaboration. Son intégration systématique dans les solutions de communications unifiées de type UCaaS est un premier point incontournable, qui rend le module vidéo disponible sur le poste de travail. Cependant, le ‘naturel’ n’est pas toujours évident, et beaucoup d’individus se cachent derrière des réserves pour rejeter son usage.
La vidéo porte en elle-même les clés de son succès. D’abord en tant que véhicule de contenus, comme les vidéos de formation ou de communication, qui en facilitent l’accès et en démocratisent les usages. L’enregistrement et le partage d’une réunion ou d’une formation vidéo élargissent ses effets et l’appropriation de l’information. Les managers et les ambassadeurs du numérique doivent également se l’approprier et montrer l’exemple. Ils sont souvent les premiers à constater les effets positifs de la communication vidéo sur la collaboration, et doivent relayer leur vécu. Et il doivent motiver les collaborateurs distants en leur parlant de visu plus régulièrement. C’est ce prix que la vidéo jouera un rôle essentiel dans l’entreprise.
