10 façons de tuer un projet informatique… avant de tout gâcher

Depuis l’an 2000, en moyenne 33 % seulement des projets informatiques ont pleinement réussi. Un chiffre qui plonge à 20 % lorsque les projets dépassent les 3 millions de dollars. Et si, au lieu d’arriver à l’échec, nous avions l’élégance de l'euthanasier.

Les décideurs et responsables de projets sont régulièrement confrontés à un défi délicat : déterminer à quel moment sur un projet sera dépassé le point où de manière réaliste il ne pourra pas être terminé ?

Les facteurs qui expliquent la fin d'un projet peuvent varier - la complexité, les ressources limitées en personnel comme en finance, les attentes irréalistes, un plan projet naïf et sous-développé, la perte de parties prenantes, de nouvelles priorités, etc. - avec probablement une combinaison d’entre eux qui sera à l’origine de l’échec.

Ajoutons à cela que lorsque l’on investit du temps, du travail, de l’argent et de la réputation sur la réalisation d'un projet qui ne se déroule pas bien, la douleur de perdre les investissements existants et le sentiment de gaspillage peuvent devenir un terrible fardeau. Un fardeau estimé à 400 milliards de dollars de ROI insuffisant !

D’ou l’idée simple d’anticiper la fin des projets, avant que les erreurs ne provoquent des retards stratégiquement dangereux pour l'adoption des activités numériques et dans l’exploitation de modèles qui pourraient entraîner des occasions manquées significatives.

Voici donc 10 conseils pour vous aider à retirer un projet et à aller de l'avant vers des cieux plus fructueux !

Obtenir l'adhésion des parties prenantes du projet et convenir des conditions

Avant de terminer un projet irréalisable, veiller à ce que les parties prenantes soient toutes informées de la décision, et qu’elles aient conscience du raisonnement qui l’a amenée. Toute personne impliquée devrait accepter le consensus sur comment et quand mettre fin au projet avant de l'annoncer. Et si possible, annoncer la décision collectivement en tant que groupe, donc pas une seule personne ou entité considérée comme étant à blâmer.

Travailler dans le domaine du possible

Ironie du sort, mettre fin à un projet est facile s’il ne peut simplement pas être fait ! Énumérer les raisons stratégiques pour lesquelles il est impossible ; soit les concepts technologiques derrière le projet ne sont pas suffisants, les contraintes ou les exigences de sécurité sont trop prohibitives, le coût a augmenté de manière irréaliste, ou d'autres facteurs qui rendent les objectifs du projet inatteignables. Attention, cependant, à évoluer avec prudence, car avec un arrêt effectué maladroitement, les initiateurs du projet pourraient être considérés comme de pauvres planificateurs qui auraient dû que quelque chose était impossible avant de lancer un projet.

Communiquer sur ce qui est à l'intérieur et ce qui est hors de votre contrôle

Si les conditions ont changé au cours de la formation initiale du projet et rendent impossible, assurez-vous d'inclure cette information dans l’annonce. De même si le projet doit être annulé parce que le personnel n'a pas une connaissance suffisante, à  la condition que vous puissiez remédier à la situation en revoyant le projet en cours de route.

Insister ce que vous pouvez faire, pas ce que vous ne pouvez pas

Tous les projets condamnés doit être complètement mis à plat. Y a-t-il une solution de rechange, même un concept dépouillé ? Peut-on engager des mesures qui bénéficieront au projet d'origine. Plutôt que ne rien faire, il est peut-être préférable d’ouvrir une autre voie, quitte à revoir le projet dans son ensemble plus tard.

Souligner la nécessité de soutenir l'entreprise

Lors de l'annulation d'un projet, adopter le concept de faire ce qui est juste pour offrir la meilleure valeur à l'entreprise en ne gaspillant pas le capital ou les ressources sur une initiative au rendement moindre que prévu. Le but est de faire comprendre que vous n'êtes pas à éluder le travail simplement pour un facteur de complexité, mais plutôt en reconnaissant que vous êtes allé dans la mauvaise direction, et que le retour sur la route passe par le choix d’une autre option. Le travail du service informatique est toujours de faire ce qui est mieux pour l'entreprise, plutôt que de poursuivre ses propres fins en cherchant à sauver la face.

Mettre l'accent sur les avantages de coût liés au passage à d'autres priorités

Si vous pouvez réaliser des économies en fermant un projet non viable, si un projet peut être réalisé, mais serait trop coûteux à faire, fournissez des détails concernant le ROI pour expliquer pourquoi il n’est pas possible de continuer. Sans oublier de prendre en compte le travail prévu, ainsi que les coûts réels, car cela constitue une charge pour l'entreprise. Les moments les plus favorables sont le PoC (maquette) ou de la phase de démonstration, là où l’investissement dans le matériel, les logiciels, le support, et d'autres éléments est minime, voire inexistant. Votre travail consiste à faire ce qui est mieux, pas ce qui est avantageux pour votre réputation à court terme .

Mettre l'accent sur les gains business pour passer à d'autres priorités

Souligner ce sur quoi le service informatique a l'intention de travailler en lieu du projet terminé et quels avantages il apportera à l’entreprise. Se concentrer sur les autres priorités urgentes pour apporter un avantage stratégique en exemple. Revenir éventuellement sur le projet à une date ultérieure lorsque les conditions auront changé.

Tenir un examen post-mortem pour éviter la répétition des erreurs

Une analyse avec toutes les parties concernées devrait être menée pour examiner ce qui a mal tourné, où le problème réside, et la façon de déterminer qui seront les prochains candidats des projets viables. Se gardez de blâmer qui que ce soit et se concentrer sur les gains ont été réalisés à partir du projet qui a échoué, afin de réaliser les résultats positifs liés à l'expérience.

Analyser le produit de gestion de projet et/ou la méthodologie

Le moment est bienvenu pour examiner la façon dont les projets sont gérés par l'organisation et d'identifier les domaines d'amélioration. Y at-il un problème avec la planification ou la recherche ? Une rupture de la communication ? Un problème avec un fournisseur ? Des inefficacités dans l'estimation du temps ? Découvrez les points de douleur qui ont causé l'échec du projet.

Améliorer le processus de planification du projet... pour la prochaine fois

Avec les faits recueillis, le moment est venu d'améliorer la phase de planification du projet afin que les écueils rencontrés puissent être anticipés et évités la prochaine fois. Le but est soit de déterminer plus efficacement ce qui fonctionnera ou ne fonctionnera pas dès le départ, ou de déterminer un point de non-retour sur lequel un projet en cours soit va se poursuivre, soit devrait être arrêté, spécifiquement au bénéfice de l'organisation.