637, c'est le nombre d'heures que les employés américains consacrent à leur messagerie professionnelle et aux emails, soit un coût estimé en salaires pour les entreprises du continent de 1,7 trillion de dollars.
20 ans que l'email n'a pas changé... Tel est le constat que fait Contatta, une start-up américaine qui propose une solution d'email collaboratif, histoire de donner une nouvelle couche d'efficacité au courriel. En revanche, si le concept de l'email ne bouge pas, ses usages se sont démultipliés.
Ainsi, 63 % des emails dans une messagerie proviennent des collaborateurs. C'est à dire que le courriel est devenu aujourd'hui un outil d'échange entre collègues, au même titre que la machine à café. Et la question que l'on peut se poser est : cela est-il efficace pour le business ?
Les chiffres, du temps et des coûts
Si Cantatta ne répond pas directement à cette question, son étude sur les usages de l'email se traduit pas du temps et un coût.
- Les employés américains consacrent 13 heures par semaine aux emails. C'est moins que le temps consacré aux tâches spécifiques liées à leur poste (18,3 heures), mais plus qu'à la recherche de l'information (8,8 heures) et à la collaboration en direct (6,4 heures). Sur une année de travail US, cela représente 637 heures.
- Partant pour la démonstration d'une rémunération horaire moyenne de 23,82 $, multipliée par 637 jours, le coût annuel individuel des mails dans une entreprise américaine est de 15.173,34 $. Multipliés par 118 millions d'utilisateurs professionnels de mails, cela représente 1.790.454.120.000 $, ou 1,7 trillion.
Evidemment, nous pourrions ramener localement cette étude avec des chiffres français, mais nous pensons que les données américaines suffisent à la démonstration. Et pour aller plus loin, nous vous invitons à consulter la sympatique infographie qui suit.
Pour faire mieux... plus efficace et moins cher
En revanche, peut-on réduire le temps perdu à traiter nos emails et son coût exorbitant ? La start-up mise sur la majorité des usages de l'email – rappelons que 63 % des emails dans une messagerie proviennent des collaborateurs – pour proposer une plateforme collaborative de traitement des mails qui permet de regrouper ces derniers par thématique, pas émetteur, projet, etc. Le temps passé passé sur les mails et le coût pourraient être ramenés à 15% des chiffres évoqués... nous restons plus sceptiques quant à ce résultat !
D'autres sont plus radicaux... Certaines entreprises, Volkswagen a été la première dès 2011, interdisent l'usage des messageries professionnelles en bloquant les utilisateurs sur les horaires qui ne correspondent pas à leurs heures de travail. C'est également une pratique courante chez Microsoft. Bien évidemment, le trafic des mails peut être redirigé vers des messageries publiques, mais une partie du stress lié à l'usage compulsif des emails professionnels est évitée.
On suivra aussi l'expérience de Atos , qui a choisi à terme de remplacer le courriel par la messagerie instantanée, le réseau social et les outils coopératifs. En 2011, Thierry Breton, le patron d'Atos, constatait « En moyenne, un collaborateur passe de 5 à 20 heures par semaine à lire ses e-mails, à y répondre et à les archiver. Sur 200 emails reçus par jour, en moyenne, seuls 10 à 20 % sont réellement utiles. De plus, 20 % du temps de travail est consommé à faire des recherches sur Internet ».
