La main-d’oeuvre virtuelle, ce digital worker si utile, n’est rien sans accompagnement humain. La mise en place d'un plan d'automatisation doit, pour réussir, être implémenté à l'échelle de l'entreprise. La structure organisationnelle nécessite donc quasiment systématiquement d’être revue et adaptée afin de permettre l’onboarding de digital workers, d’agents virtuels et l’alignement avec la culture d’entreprise et la stratégie corporate. Nous parlons bien ici d’automatisation, mais les collaborateurs humains ont un rôle essentiel dans le succès du développement de ce nouvel outil. Pour être efficace, il faudra introduire de nouveaux rôles clés :

1Responsable RPA

Le responsable RPA (Robotic Process Automation ou automatisation robotisée des processus) est la voix du programme d’automatisation. Il en porte la vision et l'exécute en collaborant avec les différents départements de l’organisation pour assurer l’efficacité du programme et l’atteinte des objectifs. Il revêt l’habit d’« évangélisateur » interne des bénéfices de l’automatisation robotisée des processus.

Concrètement, le responsable RPA a un rôle de gestionnaire et de manager de l’équipe dédiée. Il se doit d’avoir une vue à 360° du programme, des problématiques métiers aux contraintes techniques. Il coache les directions métiers souhaitant adopter l’automatisation et les aide à mettre en place les nouvelles méthodes de travail qui en résultent.

Pour occuper ce poste il faut donc se mettre en quête d’un profil polyvalent, ayant plusieurs expériences structurantes à son actif - pas nécessairement en RPA :

  • Gestion et mise en oeuvre de programme de transformation (IT ou commercial),
  • Gestion d’équipe pluridisciplinaire,
  • Gestion du changement / Amélioration continue ou excellence opérationnelle

L’automatisation ayant vocation à répondre rapidement à des problématiques métiers, le responsable RPA coordonne l’alignement des objectifs de tous en maintenant un dialogue constant entre les différentes divisions de l’entreprise. Des compétences technico-fonctionnelles des différents métiers impactés sont donc recherchées.

2Analyste

L'analyste est principalement chargé d'identifier et d’évaluer les processus candidats à l'automatisation. Il sera en charge une fois le processus validé, de le documenter pas à pas afin d'en préparer le design sous sa forme automatisé ainsi que préparer les scénarii de tests.

Pour ce poste on recherche un profil apte à apprendre et progresser rapidement, ayant des facilités à communiquer et plus précisément à présenter des détails techniques à un public de non-experts. La personne idéale aura un esprit curieux combiné à une manière de travailler structurée et méthodique et une forte aptitude à la résolution de problèmes, une capacité à suivre un cheminement logique vers la source d’une erreur.

Une aisance rédactionnelle, avec la capacité à rédiger des schémas clairs, et la connaissance des méthodologies de déploiement de logiciels (Agile, Waterfall, Cycle en V) sont également à considérer lors de la recherche d’un profil d’analyste.

3Designer de solutions automatisées

Le Designer de solutions automatisées a un double rôle : celui de conseil et celui de gardien des bonnes pratiques auprès des équipes de développement. Il soutient et valide les éléments d’architecture du processus au cours des phases de design et de déploiement.

Sa mission :

  • Échanger régulièrement avec les équipes de design et développement afin de supporter les plannings d’implémentation,
  • Valider l’approbation de tous les designs et des implémentations avant déploiement afin de s’assurer du niveau de qualité et de rendu.
  • Échanger avec les développeurs et analystes afin de valider la documentation des processus

Afin d'assurer le succès d'un projet à long terme, le Designer de solutions automatisées doit être aussi le garant d'un projet bien documenté, bien organisé et répondant aux bonnes pratiques en vigueur. Son rôle revient en partie à centraliser et partager l’information concernant le programme d’automatisation, ainsi qu’à faciliter le travail des développeurs et concepteurs de solutions avec ces ressources.

4Développeur RPA

Attention, il ne s’agit pas ici d’un développeur logiciel traditionnel, mais plutôt d’un « paramétreur de processus », que l’on peut également appeler formateur, configurateur, coach de robots ou encore bot trainer. Un business analyst pourra par exemple devenir un très bon développeur RPA.

En plus de la maîtrise des outils technologiques, le développeur RPA doit avoir une forte appétence pour la compréhension des processus métiers. Son rôle nécessitant de retranscrire ces derniers en processus robotisés, une bonne logique mathématique est importante.

La compétence première à rechercher pour ce poste est la capacité à communiquer avec différents publics, qu’ils soient orientés métiers ou techniques afin d’appréhender facilement les nouveaux systèmes cibles du projet d’automatisation ou d’intégrer de nouvelles technologies. Un goût pour le développement ou le paramétrage technique peut également se révéler très utile.

Une fois qu'il aura accumulé de l'expérience, le développeur RPA pourra évoluer en « responsable » chargé de formaliser ou de faire évoluer les bonnes pratiques de développement.

5Contrôleur de processus

Le contrôleur de processus a un rôle central au sein de l’équipe de production RPA. Il supporte et administre quotidiennement l'exécution des processus dans l’environnement de production. Il s’assure de la bonne planification et de l’exécution des processus, de la stabilité de l’environnement technique et investigue les problèmes identifiés en production, ainsi que les exceptions métiers, qui permettent une fois identifiées et traitées d'améliorer le process et de développer l'excellence opérationnelle, et les exceptions impactant la performance du processus (ouverture de ticket auprès du support technique ou identification de demandes d’évolution). Ces exceptions identifiées viendront alimenter un cycle d'évolution maîtrisé (identification via ouverture de ticket, analyse, documentation, développement, test).

L’automatisation s'inscrit pleinement dans la transformation digitale avec comme objectif premier d’aider le business. Pour ce faire, des profils ouverts, curieux, capables de s'informer et d'échanger avec les métiers pour comprendre leurs besoins et trouver les moyens d'y répondre, sont essentiels. L’arrivée de la RPA nécessite une adaptation culturelle au sein de l’entreprise, ses porte-voix se doivent d’« évangéliser » leurs collègues et veiller à ce qu’elle ne soit pas considérée comme une simple brique technologique

supplémentaire, mais bien comme un pool de digital workers ou d’agents virtuels avec qui travailler main dans la main.

Pour passer à l’échelle et démocratiser l’automatisation en interne il faudra retenir des talents aptes à gérer des projets en mode agile, qui savent découper et fixer des objectifs courts pour finalement atteindre un objectif plus large, plus long terme. L’agilité est la clé d’une transformation digitale réussie.

Par Dominique Duquennoy, Customer Success Director South Europe Chez Blue Prism