Les pratiques d’achat et de consommation des logiciels échappent aujourd’hui pour partie à la DSI, entre les projets menés indépendamment par les métiers, le Shadow IT ainsi que les dérives sur les licences et les usages du Cloud manquant de transparence.  Dans ce contexte, optimisez sa chaîne d’approvisionnement logiciel est indispensable pour réduire ses coûts, générer un ROI rapide et simple à calculer tout en maîtrisant les risques qui sont inhérents à sa consommation. Mais alors comment bien faire ?  Suivez le guide.

La consommation de logiciels génère des controverses et des frictions au sein des entreprises. Tout d’abord,  chacun y va de sa pratique. La DSI, principale détentrice de la gestion du SI et des solutions IT déployées, est ainsi aujourd’hui concurrencée par les métiers qui prennent leur indépendance et acquiert leurs propres solutions. La menace provient également des utilisateurs qui installent des logiciels sans l’avertir. C’est ce que l’on appelle le Shadow IT. Deuxièmement, celle-ci doit affronter des menaces  sur le plan technique tels que la qualité du code,  l’intégration des applications dans le SI, la gestion chaotique des mises à jour mais aussi faire face au regard inquisiteur des éditeurs dont les audits traquent et facturent lourdement les dérives. Quant à la pratique du Cloud, elle  peut se traduire par une consommation continue et sans contrôle de logiciels et de services, avec là encore de nombreux risques de dérives. Seule la facturation complexe des opérateurs permet réellement de la mesurer mais à  condition de savoir la lire !

Pour résumer, la consommation des logiciels dans l’entreprise est une source de risques et de coûts. Les achats d’applications, qu’ils soient centralisés ou délocalisés sortent régulièrement des aspects contractuels. Ils échappent à la gouvernance et aux bonnes pratiques.  Quant à la DSI, elle ignore trop souvent de façon précise qui achète des logiciels dans la chaîne d’approvisionnement. Et cela logiquement, serions-nous tentés de dire, puisque les achats effectués par les métiers ou utilisateurs sont perpétrés  en ligne, sous forme d’abonnement, ou en mode Shadow IT. Ils sortent par conséquent des budgets sur lesquels elle a le contrôle.

Comment optimiser la chaîne d’approvisionnement logiciel ?

L’optimisation concerne à la fois la DSI, les achats et les métiers. Elle va nécessiter de solliciter ces trois composantes afin tout d’abord de réunir deux informations préalables à cette démarche : identifier qui achète dans la chaîne d’approvisionnement, et disposer d’un état des lieux, soit un inventaire du parc logiciels, licences et services.

Voici trois démarches d’optimisation que nos clients ont mis en place avec succès :

1Le portail de commande

L’acheteur d’un logiciel, que sa démarche soit métier ou individuelle, agit bien souvent en méconnaissance des possibilités qui lui sont offertes par son entreprise. En effet, le logiciel ou la licence concernés peuvent faire l’objet d’un accord contractuel avec son éditeur ou son distributeur et donc faire entrer cet acte d’achat dans le cycle d’approvisionnement. Avec un portail de commande, la visibilité est bien meilleure. L’utilisateur “fait son marché” dans un cadre fixé, contrôlé, aux conditions négociées, et faisant généralement l’objet d’un budget validé. Il peut également accéder à des produits alternatifs agréés par l’entreprise, par exemple des solutions appartenant au monde de l’open source. L’identification de l’acte d’achat déclenche également les procédures de refacturation, de sécurité et de mise à jour.

2La gestion des actifs logiciels

La gestion des actifs va bien au-delà de la réalisation d’inventaire. Il s’agit d’une étude permanente sur les solutions applicatives déployées. L’analyse se traduit par un rapport qui a pour objet de régulariser l’usage des logiciels. Par exemple, pour acheter des logiciels sur étagère non utilisés. La DSI et les achats négocient un volume de licences, et les utilisateurs peuvent piocher dans cette réserve selon leurs besoins, et non plus acheter en direct des licences pour des applications qui sont disponibles dans le stock ou qui ne sont pas autorisées. Cette démarche est également sensible dans le Cloud, où il est très simple d’ouvrir un service et de l’oublier ou de mettre fin à son utilisation, sans que s’arrête la facturation à l’usage. La gestion des actifs logiciels est itérative, à chaque fois qu’un besoin est exprimé, l’acheteur ou l’utilisateur dispose d’une vision à jour de ce qui est réellement déployé et de ce qui est disponible. Ce qui par ailleurs facilite l’expression des besoins et la négociation qui précède l’achat.

3La sous-traitance des achats en service managé

Souhaitant acquérir un logiciel, l’utilisateur appelle ou consulte un service externe et spécialisé, qui se charge de débloquer la licence si elle est disponible. Le gestionnaire de service managé pilote ainsi un parc de licences qui dépasse largement celui l’entreprise. Ses licences sont de plus à des coûts attractifs car négociées avec les éditeurs. Ce service externe apporte parallèlement  plus de flexibilité que les éditeurs. Par exemple, il peut proposer des licences flottantes, soit la possibilité quand un utilisateur cesse d’utiliser une application de libèrer la licence et de la rendre disponible pour d’autres utilisateurs potentiels. Enfin, le recours à un prestataire de service managé permet également la mise en place de contrats personnalisés.

Le ROI de l’optimisation de la chaîne d’approvisionnement logiciel

Les démarches d’optimisation que nous venons d’évoquer sont complémentaires. Déclinées sous la forme d’une plateforme simple et accessible à tous, et accompagnées d’un contrôle du Cloud et du SaaS (Software-as-a-Service), elles apportent à la fois de la souplesse,  un accompagnement qui délivre des bonnes pratiques,  la connaissance du nombre de postes de travail et leur localisation. Parallèlement,  elle simplifie la mesure (le comptage des licences par les éditeurs) sur les serveurs et offre une visibilité en temps réel ainsi qu’une bonne gouvernance à travers  des bilans réguliers, des alertes, et  un workflow de validation. Un parc logiciel optimisé est la garantie de disposer d’applications et de services utilisés au mieux et au plus juste de la consommation. Le catalogue participe à la hausse de la satisfaction des utilisateurs. Tandis que la connaissance du parc et des accords facilite le traitement des demandes spécifiques et/ou hors catalogue, qui font l’objet de négociations. Et la DSI évite le Shadow IT.

Disposant de l’inventaire permanent du parc logiciels, de la connaissance des besoins internes, et après négociation avec les éditeurs, le ROI (retour sur investissement) de l’optimisation chaîne d’approvisionnement logiciel s’avère réel et rapide à calculer. Chez nos clients ayant adoptés cette stratégie, l’optimisation des coûts se traduit par des économies entre 15 et 25%. Et cela dès le départ de l’action, grâce à la récupération des logiciels sur étagère déjà achetés. Sans oublier qu’elle facilite l’usage des bonnes pratiques, pour la plupart réglementées, tout en donnant plus de souplesse à l’usage pour les utilisateurs.

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