La robotisation n’est plus l’apanage des activités industrielles. Grâce à la RPA (Robotic Process Automation), des fonctions comme les Ressources Humaines peuvent elles-aussi bénéficier de l’automatisation de leurs processus. UiPath, éditeur de solutions de RPA, présente cinq cas d’usage où les robots logiciels contribuent à améliorer la productivité des services RH.

Dans beaucoup d’entreprises, les procédures RH sont encore effectuées en grande partie de façon manuelle. Pour les services chargés des ressources humaines, ces processus représentent une charge de travail importante. La plupart du temps, il s’agit de tâches administratives à faible valeur ajoutée, comme la copie et l’enregistrements de données dans diverses applications. Ces traitements répétitifs sont pesants pour les gestionnaires RH. Ils sont aussi une source d’erreurs fréquente, qui nuit à la fiabilité des données RH.

La RPA permet de confier ce type de tâche à des robots logiciels. Ceux-ci sont capables de reproduire des séquences de tâches de la même façon qu’un utilisateur humain, mais plus rapidement, et sans oublis ou fautes de frappe.

Quatre cas d’usage proposés par l’éditeur de RPA UiPath illustrent de façon concrète les bénéfices de l’automatisation pour les services RH, qu’ils soient internes ou externalisés.

1Rationalisation des feuilles de temps et réservations

Le traitement et l’enregistrement comptable des pièces justificatives sont très importants pour les services RH. Faits de façon manuelle, la collecte et le tri des documents et feuilles de temps peuvent prendre un temps considérable, sans compter un taux élevé d'exceptions et d'erreurs.

Un prestataire de services RH a choisi d’automatiser un processus back-office gérant 2000 enregistrements d’affectations par mois. Celui-ci générait un taux d'exceptions de 15%. Avec un temps de traitement moyen de 400 secondes par enregistrement, il nécessitait trois employés à temps plein.

L’entreprise a mis en place un robot logiciel pour faire communiquer ses systèmes. En quatre semaines, la société a été en mesure d’automatiser le traitement des documents relatifs aux feuilles de temps et aux justificatifs de réservation dans leurs systèmes Web et SAP.

Cette automatisation a eu pour résultat :

  • automatisation du processus à 70%,
  • ROI au bout de cinq mois,
  • taux d'erreur de 0%,
  • réduction de 15% de l'effort manuel,
  • réduction de 85% du temps de traitement,
  • Coûts réduits de 60%.

2Automatisation de la gestion des arrêts de travail

Un fournisseur de services RH externalisés a utilisé la RPA pour gérer la création de certificats pour les accidents de travail et leur entrée dans les systèmes SAP de ses clients.

Avant, le processus back-office traitait 2500 certificats par mois, avec un temps de traitement moyen de quatre minutes chacun. Le taux d’erreurs atteignait 10%. En trois semaines, l'entreprise a mis en place un robot capable d'extraire automatiquement les données, de les insérer dans les systèmes SAP de ses clients et de les imprimer.

Cette automatisation des processus a permis :

  • une réduction de 90% de l'effort,
  • un ROI en six mois,
  • une amélioration des relations clients,
  • un taux d'erreur de 0%,,
  • une réduction de 5% de l'effort manuel,
  • une réduction de 80% du temps de traitement
  • une amélioration de l'efficacité des employés.

3Création plus efficace de rapports

Une entreprise a eu recours à la RPA pour rationaliser la création de rapports dans le portail Web SAP. Son processus administratif traitait 50 rapports par mois, à raison de 30 secondes par rapport. Le département de l’entreprise utilisait du papier et deux applications - SAP et un portail Web - pour traiter les rapports.

A l’aide d’un robot logiciel, la société a pu automatiser l'extraction et le traitement des données à partir de SAP et du portail Web. En l'espace de quatre semaines, le robot gérait l'extraction des données du portail Web SAP, le préparait dans Excel et l'imprimait.

Les résultats :

  • réduction de 100% de l'effort,
  • ROI en sept mois,
  • meilleures relations clients,
  • taux d'erreur de 0%,
  • effort manuel réduit à 20%,
  • réduction de 75% du temps de traitement,
  • meilleure productivité des employés.

4Automatisation des variations de la paie

Chaque mois, les gestionnaires en charge de la paie doivent collecter les différentes variables qui déterminent le salaire à verser. Outre un coût important, ces traitements sensibles présentent un niveau de risque élevé en cas d’erreur. Pour ces raisons, une société de services RH a choisi d’automatiser ce processus.

Avant la RPA, celui-ci prenait 60 heures par mois. Il mobilisait six employés à temps plein pour gérer les 100 000 événements observés chaque mois. En sept semaines, un robot a été mis en place pour gérer les variables de paie transmises par les clients et les saisir dans le système SAP.

Le projet a permis :

  • une réduction de 90% de l'effort,
  • un ROI en quatre mois,
  • un taux d'erreur de 0%,
  • un délai de réponse aux clients plus rapide,
  • une hausse de la capacité de traitement, grâce à la réduction de 85% du temps nécessaire,
  • une réduction de 25% de l'effort manuel.

Source : UiPath

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