Anthony Hié, DOSI du Conseil Départemental (Général) de la Moselle et membre d'IT Social, nous propose son retour d'expérience exceptionnel sur l'intelligence collective déployée via une stratégie innovante d'Intranet 2.0 'Prismo'. Pour faire émerger de nouvelles idées créatrices de valeurs au sein de nos organisations, la démarche d'innovation peut se mettre en mouvement en passant par un processus collaboratif "dit" intelligent. Dans un deuxième temps, ce processus pourra alors être supporté par une solution numérique collaborative globale et adaptée, en faisant en sorte qu'elle apporte aussi sa propre part d'innovation. Au Conseil Départemental de la Moselle - depuis le 02 avril, les Conseils Généraux sont devenus les Conseils Départementaux (CD) - inspiré par le Design Thinking, nous avons misé sur l'intelligence collective pour mener à bien ce voyage vers notre Intranet 2.0 "Prismo". Dans la suite de cet article, je vais tenter de vous expliquer comment nous avons fait décoller notre fusée en appliquant une stratégie innovante qui a pris naissance au cœur même de notre organisation… Anthony Hié, DOSI du Conseil Général de la Moselle

Phase d'élaboration de la trajectoire et concept de centrifugeuse

Cette étape, la plus importante du dispositif, basée sur une feuille de route fixée par la Direction Générale, suggère non seulement de créer les conditions d'appropriation du "futur" projet collaboratif mais aussi d'entrer directement dans le vif du sujet du modèle participatif. Concrètement ,cela se matérialise par une série de réunions d'échanges productifs avec des référents moteurs représentant chaque métier de l'organisation. Objectif ? Mixer les approches, mixer les métiers, mixer les générations, mixer les expériences, faire converger les idées, trouver et proposer un nom de portail fédérateur… Pour nous accompagner virtuellement dans notre réflexion, nous nous sommes inspirés de Clayton Christensen, professeur à Harvard, et ses « 5 compétences qui font la différence » pour tendre vers l'innovation : Q.O.R.E.A. (Questionner, Observer, Réseauter, Expérimenter, Associer). Durant cette phase créative, nous pouvions aussi espérer à un moment ou à un autre tomber sur le concept de sérendipité...

Phase de prise en compte des paramètres technologiques et de performance 

Comment construire un nouvel intranet plus utile, plus interactif, plus innovant ? Par exemple en observant l'écosystème numérique et ceux qui réussissent. Quand un moteur de recherche peut mener jusqu'aux nano-biotechnologies, nous aurions tort de ne pas s'inspirer de l'approche. En effet, nous avons constaté dans nos échanges que tout utilisateur qui se connecte sur un intranet le fait avec une préoccupation principale : Rechercher ou partager de l'information. De plus, nous sommes plus que jamais à l'heure du tactile et de la mobilité. Selon le Gartner, le marché des tablettes continuera de progresser de 8% en 2015 et la situation va même s'améliorer en 2016 avec l'arrivée de nouveaux modèles de terminaux. Il convenait donc dans ce projet de considérer ces approches technologiques comme des paramètres indispensables à notre démarche.

Phase de conception et de prototypage

De l'innovation de continuité à l'innovation disruptive, ici nous ne sommes évidemment pas dans un cas disruptif, mais plutôt dans une logique de changer le concept initial (moteur de recherche) pour l’améliorer et ainsi susciter l'adhésion et une meilleure efficacité de la collaboration. Rappelons aussi qu'un prototype sert à valider le bien-fondé d'un concept afin d'opérer un choix. Nous avons donc choisi de concevoir trois prototypes mettant en exergue une approche ergonomique innovante et graduelle. Quelques testeurs référents sont alors sollicités pour nous faire part de leur expérience. Les orientations sont présentées en réunion participative et le choix définitif est soumis à un vote. Cela permet également de matérialiser le concept donnant ainsi de la visibilité et de valoriser le travail collaboratif déjà effectué par les référents. Dans le même temps, il est nécessaire de retenir le nom de notre futur "planète" portail 2.0, ce sera Prismo… Le portail utilisé est JCMS8 SP2 de la société Jalios installé sur une architecture virtualisée en haute disponibilité.

Phase de décollage, salle des opérations et bonne méthode…

Le contexte de changement est aussi un moment idéal pour introduire de nouvelles méthodes agiles de gestion de projet, plus adaptées à la typologie de ce projet. Par exemple la méthode SCRUM. Dans notre démarche, nous avons d’abord réuni les conditions de coordination du projet en créant notre salle des opérations « obeya ». C'est dans cette pièce que se rencontrent régulièrement l’ensemble des acteurs du projet pour y faire le point sur son avancement, sous le contrôle bienveillant du Scrum Master. Utilisée habituellement pour le développement logiciel, elle permet de prioriser les fonctions et services à valeur ajoutée lors des sprints, identifiés dans le Backlog. L’agilité est un élément clé pour la réussite du projet. Elle permet également de ne pas laisser retomber la motivation et l'attractivité du projet pour permettre son envol... La salle Obeya de la DOSI du Conseil Départemental de la Moselle

Phase d'accélération

Dans une évolution aussi stratégique de l'organisation, il est recommandé d'oser le « sponsor » de la Direction Générale. En effet, c'est bien la Direction Générale qui est légitime pour impulser le contexte de changement et en faciliter l'accélération ! La Direction de l'Organisation et des Systèmes d'Information doit quant à elle créer les conditions méthodologiques et d'innovation technologique liées à cette transformation. Le tandem DG-DOSI doit donc se retrouver en parfaite synchronisation sur ces sujets afin de rassurer les équipes tout en maintenant le cap défini.

Houston, we have a problem (maybe, maybe not)

A ce stade, nous sommes en droit de nous poser la question de savoir si nous avons été suffisamment loin dans l'innovation utile à nos utilisateurs ? Avons-nous réussi, comme le dit la célèbre expression, à penser différemment ? A mon sens, je pense que les doutes potentiels permettent aussi une remise en question et une prise de recul nécessaire pour continuer sereinement l'aventure. Les dispositifs de conduite de changement en place se doivent d’être en capacité d'éviter de transformer les doutes en freins permanents… A suivre, la seconde partie de l'avis d'expert - retour d'expérience d'Anthony Hié, « La mise sur orbite de l'espace collaboratif 'Prismo' ». Cliquer ici.

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