La suite de l'expertise d'Anthony Hié, DOSI du Conseil Général de la Moselle et membre d'IT Social, sur le déploiement de l'Intranet 2.0 'Prismo', Trophée d'Argent de l'innovation IT Meetings 2015. Après les phases de conception, d'élaboration , de prototypage, et d'envol du projet d'intelligence collective déployée via une stratégie innovante et l'Intranet 2.0 'Prismo' (lire « Retour d'expérience CG57 - À travers l'espace collaboratif, cap sur la planète 'Prismo' »), Anthony Hié, DOSI du Conseil Général de la Moselle et membre d'IT Social, prolonge son retour d'expérience jusqu'à la mise sur orbite de 'Prismo'.

Phase d'accompagnement, le copilotage

Dans la démarche de conduite de changement, la DRH a un rôle déterminant à jouer en tant que co-pilote. Elle aide à créer les conditions « météorologiques » (lien social) en accompagnant les managers dans l’évolution de leurs métiers, ou encore en découvrant les talents pendant les phases les plus critiques du projet afin d’accompagner leur développement (GPEC). Elle contribue aussi, avec la DOSI, à la production de multiples canaux de communication et autres dispositifs qui seront utilisés avant, pendant et après la mise en orbite du projet collaboratif 2.0. Pour l’animation de ces dispositifs, il est conseillé de positionner de bout en bout un Chef de projet « conduite de changement », véritable teamleader qui aura pour rôle d’élaborer, de proposer et de suivre les plans d’actions de cette approche.

Phase de mise en orbite et nominale

Il est question ici d’adaptation et d’agilité. Pour permettre une fluidité dans la mise en œuvre, les processus collaboratifs doivent être formalisés et partagés avec les équipes projets. Les instances de gouvernance « classiques » doivent être en place et opérationnelles dès le début du projet (comité de projets, comité de pilotage). Mais il est aussi nécessaire d’activer régulièrement le comité de gestion du changement, dont l’objectif est aussi de permettre de l’agilité dans le déploiement des fonctions collaboratives. Enfin, pour assurer la pérennité et le développement des échanges collaboratifs, il est indispensable d’activer et de coacher un réseau d’animateur de communautés autour de ces espaces.

Naviguer de façon intelligente dans l'espace collaboratif...

On pourra y retrouver aussi les réseaux (sociaux) professionnels d'entreprise… Les espaces collaboratifs sont généralement constitués d’un bouquet de services, incluant des documents dématérialisés, des calendriers partagés, etc. Pour maximiser la collaboration, des réseaux sociaux à usage professionnel pourront être intégrés de manière transparente à ces espaces, et non comme un réseau supplémentaire. Il s’agit dans ce cas de faciliter et d’encourager la collaboration autour des projets de la collectivité en évitant de tomber dans les codes habituels des réseaux sociaux non professionnels.

Vivre une autre expérience sur la planète Prismo

Pour que le Portail soit un point d’entrée unique et incontournable pour les collaborateurs de la collectivité, une attention particulière doit se porter sur l’expérience utilisateur. Il est donc primordial de prendre en considération la rapidité, la simplicité, et la fluidité des informations et des interactions avec l’utilisateur. La cohérence du parcours utilisateur sur le portail est à la fois une attente très forte, mais aussi elle permet de créer un souvenir que l’utilisateur va garder et partager autour de lui comme une expérience authentique. Nous avons donc privilégié et combiné l'ergonomie intuitive et simple d’un moteur de recherche puissant avec la possibilité de personnaliser son portail pour une meilleure appropriation de l’outil. Le portail innovant Prismo du Conseil Départemental de la Moselle

Prismo, collaborer et réussir ensemble…

« Le monde change, la collectivité évolue, le portail aussi…avec vous ! ». Tels sont les mots portés par l’équipe projet et diffusés dans une campagne de communication interne à l’ensemble des collaborateurs du Conseil Départemental. Cette expression traduit bien une volonté affirmée d’accompagner le changement en s’appuyant sur de nouveaux outils numériques performants, simples d’accès et intuitifs. Un schéma ambitieux pour créer les conditions nécessaires au développement de l’intelligence collective, bénéfique pour réussir ensemble la transformation numérique de la collectivité…

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