Bien débuter une réunion n’est pas une mince affaire. D’autant plus que cette étape est d’une importance capitale si vous souhaitez organiser un focus group basé sur une ligne d’idée bien structurée.
Le début d'une réunion permet de donner le ton, d’introduire les thèmes à traiter, et offre un aperçu global des principaux objectifs de la réunion. Voici donc quelques points à prendre en considération pour un début de réunion réussi.
1Identifier les objets de la réunion
Rien de plus frustrant que d’assister à une réunion sans connaitre son objet. Afin d’éviter que cela vous arrive, n'oubliez pas d'énoncer le but du regroupement à l'ordre du jour au début de la session. Vous pouvez également évoquer sur quel sujet la réunion sera axée.
2Énoncez spécifiquement les objectifs de chaque thème de l’agenda
Dans certains cas, la façon d’aborder les différents ordres du jour d’une réunion ne devrait pas être similaire. Avant de les énoncer, prenez quelques minutes pour clarifier leurs objectifs. Si votre but est d’établir une génération d’idée, trouvez des moyens efficaces pour faciliter la discussion. Dans le but de ressortir des « pensées originales », ne laissez pas les membres de l'équipe passer à d’autres points d’ordre trop rapidement. Si un élément nécessite une décision approfondie, vous devez éclaircir les critères de décision et le processus à adopter. Précisez si tout le monde entend voter.
3Demander aux participants de filtrer leurs idées
À l’entame de la réunion, vous devez indiquer au groupe quel niveau d'engagement vous attendez de chacun d'eux. Une étude effectuée par le MIT a démontré que l’intelligence collective d’une équipe repose sur la participation de tout un chacun. Plusieurs perspectives doivent en ressortir de cette manière. Vous pouvez dire par exemple : « Y a-t-il quelqu’un d’autre qui veut proposer quelque chose ? ». Sinon, passez à d’autres sujets.
4Rappeler les règles fondamentales
Si votre groupe a établi des règles fondamentales par rapport aux processus de réunion, vous devez les rappeler, au moins quelques-unes avant le début du meeting. Bon nombre d’équipes mettent en vigueur ces règlements sans pour autant les évoquer au futur. Dorénavant, utilisez-les afin de faire régner l’ordre durant le meeting.
5Éloignez les comportements passif-agressif
Les réunions durent parfois des heures sans que les objectifs du rassemblement ne soient atteints. En effet, les participants ont parfois l’habitude d’évoquer avant et après le meeting les problèmes à résoudre, ce qui fait du focus group un perte de temps. Abordez explicitement le risque de comportement passif-agressif en exigeant que les questions soient traitées durant la réunion et non après. Pour ce faire, vous devez accorder plus de temps afin que chaque intervenant puisse avancer son point de vue en toute franchise.
6Utiliser le système de la « table ronde »
Durant la « table ronde », chaque intervenant doit communiquer seulement des informations à jour, autrement dit d’actualité. Ce concept permet, entre autres, d’économiser du temps et de délimiter en même temps le contexte du meeting. Soyez strict par rapport à ce sujet et n’hésitez pas à interrompre un membre de votre équipe qui dépasse l’objet du rassemblement. Mais surtout, n’oubliez pas la politesse : « étant donné que l’ordre du jour concerne l’évaluation de nos activités au cours de ces deux derniers mois (par exemple), il serait préférable d’aborder ce sujet à un autre moment. »
Source : Liane Davey, auteur de “You First: Inspire Your Team to Grow Up, Get Along, and Get Stuff Done” Image d’entête 494999096 @ iStock Zentangle
