L’automatisation du traitement des accords permet aux entreprises d’obtenir un retour sur investissement important, selon les conclusions d’une étude réalisée par Forrester Consulting pour Docusign.

Bien souvent, une grande partie des processus contractuels est encore gérée de façon manuelle. Pourtant, la numérisation de ces traitements offre un moyen rapide de réduire les frais associés, tout en augmentant l’efficacité du processus. A la clef, davantage de revenus pour les entreprises ayant opté pour cette approche : c’est ce que démontre l’étude « État des lieux des systems of agreement, 2019 » de Forrester Consulting.

Pour cette étude, plus de 600 responsables de processus d’accords, travaillant dans des entreprises de 250 à plus de 20 000 salariés ont été interrogés, répartis sur quatre continents (Amérique du Nord, Europe, Asie et Amérique du Sud).

97% des répondants ont témoigné de difficultés à collaborer sur le contenu des accords et à les finaliser. Les points qui posent fréquemment problème sont le stockage des accords, leur gestion, ainsi que la sécurité, la confidentialité et la conformité.

Les processus contractuels manuels pénalisent les entreprises

Dans le traitement des accords, le papier peine à disparaître : près de 40% des entreprises ont encore recours à ce support pour une partie de leurs accords (entre 100 et 50%). Pourtant, près de la moitié des entreprises interrogées (46%) reconnaissent que des processus d’accords manuels trop longs ont déjà provoqué des retards dans les projets. Chez 45% des répondants, de tels processus ont eu un impact négatif sur la relation client. Pour 42% des sociétés sondées, la lenteur de ces processus a ralenti l’encaissement du chiffre d’affaires. Enfin, 39% des organisations déplorent des frais d’impression et d’envoi inutiles.

L’automatisation des processus contractuels permet de répondre à ces différents enjeux. Selon les sondés, elle améliore notamment la satisfaction client (74% de réponses). Elle aide également à réduire les risques associés aux accords (72% de réponses), augmente la productivité (69%) et fournit une meilleure visibilité sur le plan commercial (68%).

Peu d’organisations ont digitalisé l’ensemble de leurs processus d’accords

En pratique, la plupart des entreprises interrogées sont encore loin d’avoir digitalisé leurs processus contractuels de bout en bout. Selon Forrester Consulting, seules 13% des organisations étudiées sont parvenues à ce niveau d’efficacité, en outillant efficacement l’ensemble de la chaîne : modèles de contrats remplis automatiquement, bibliothèques de clauses juridiques approuvées, signature électronique, intégration avec les processus de facturation et de paiement ou encore archivage automatique.

Ces entreprises leaders dans ce domaine témoignent de bénéfices très concrets. Un responsable de la transformation digitale d’une société de services financiers indique par exemple : « Il nous est six fois plus rapide de transmettre un bon de commande à nos clients via un processus numérique qu’avec nos anciens processus papier. Nous traitons les commandes trois fois plus vite qu’avant. »

De son côté, le directeur des services internationaux d’une société pharmaceutique souligne : « Nous constatons désormais qu’il suffit d’environ 15 minutes pour signer un contrat. Auparavant cela pouvait prendre plusieurs jours, voire plusieurs semaines. Nous faisons de grandes économies : environ 23 € par enveloppe que nous envoyons à l’international, à multiplier par 300 000 enveloppes annuelles. »

Source : Docusign - Forrester Consulting

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