La gestion des actifs consiste à concevoir, planifier et mettre en œuvre de manière efficace des systèmes progressifs de gestion des actifs d'une organisation, dont elle contrôle et optimise l'efficacité.

A mesure que le scénario commercial de l’entreprise se complexifie, avec un nombre considérable d'employés, aux profils professionnels distincts, à la mobilité, et aux flux de travail répartis sur différents départements, la gestion physique des données et des enregistrements liés aux actifs est pratiquement impossible? C'est pourquoi les entreprises se tournent vers des logiciels de gestion des actifs pour trouver des solutions appropriées.

Qu’est-ce que l’EAM ?

Les entreprises qui souhaitent atteindre l’efficacité opérationnelle se tournent vers l’EAM (Enterprise Asset Management), la gestion des actifs, un domaine qui couvre tout autant le cycle de vie des biens immobiliers, que des sites de production, des flottes, ou encore des stocks de pièces détachées.

C’est bien un cycle de vie qui est évoqué. Selon Deloitte, l'investissement initial pour un actif couvre uniquement 15 à 35 % des coûts totaux d'un actif classique, le reste provenant de son utilisation et de son exploitation.

L’EAM est un service applicatif qui, en intégrant de nombreux mécanismes qui diffèrent selon l’entreprise et ses conditions d’activité, recherche en permanence à maintenir une connaissance et un équilibre. Qu’il obtient en assurant la meilleure combinaison possible entre la flexibilité, la qualité, la performance, le risque, les coûts et la capacité d’utilisation.

Au delà de l’inventaire

La gestion des actifs est trop souvent assimilée à la seule automatisation de l’inventaire. Cela peut être une fonction intéressante de la solution, mais elle est loin d’être suffisante. Le logiciel d’EAM doit en particulier gérer les attributs physiques d’un actif, comme la finalisation des demandes d'achat, l’évaluation, l’amortissement, les recettes d'actifs, la maintenance, les garanties, ou encore les données utilisateur.

Une solution d’EAM doit également gérer les problèmes de gestion d'entreprise, notamment la gestion des coûts, la budgétisation des immobilisations, la comptabilité des dépenses, la planification financière, et les rapports.

Grâce à l’administration efficace des produits physiques, produits finis, voire en cours, et matières premières, et des produits virtuels, cette application gère également efficacement les actifs intellectuels. Elle doit enfin mettre à disposition l'analyse des données, pour aider l'entreprise à élaborer avec succès ses nouvelles stratégies et optimiser l'utilisation des ressources, la planification des flux de trésorerie, et donc l'augmentation de la productivité de l'entreprise.

Les autres avantages de la gestion des actifs

Les applications de gestion des actifs offrent également d’autres avantages, comme le suivi automatique de tous les matériels et logiciels sur l’ensemble du réseau du systèmes de gestion, une productivité accrue du service d’assistance en présentant des informations d’inventaire précises, l’identification d’installations logicielles sans licence, et la génération efficace de rapports Web. Un certain nombre de départements de l'entreprise peuvent ainsi accéder efficacement à ces données d'actif via l'intranet de l'entreprise.

Les organisations doivent également prendre en compte l'augmentation du nombre de connexions de personnes participant à la gestion des actifs. Le logiciel permet de conserver un enregistrement efficace de tous les actifs que la société souhaite surveiller. Cela concerne en particulier les actifs, les contrats, les achats et les fournisseurs. La gestion des actifs conserve un enregistrement des licences, du matériel, des informations sur la location, le suivi des loyers, les besoins en équipements neufs à acheter, le nombre d'équipements possédés, etc.

Terminons par l’intégration de l’intelligence dans la maîtrise des coûts de l’EAM, via la BI (Business Intelligence) et l’arrivée de l’IA (Intelligence Artificielle). Avec des potentiels importants que l’on mesure mal aujourd’hui. Par exemple, l’instauration d’un programme d'excellence dans le domaine de la maintenance préventive permet dans certains cas d’économiser jusqu'à 50 % de ces coûts...

Sources : Deloitte et Nippon Data Systems

Image d’entête 961718746 @ iStock Irina_Strelnikova

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