À la croisée des processus RH et comptable, la gestion des notes de frais représente souvent un enjeu à part entière pour les entreprises et leurs salariés.

Des processus de traitement des notes de frais trop complexes découragent parfois les salariés de demander le remboursement de leurs frais professionnels, non sans conséquence sur leur motivation et leur envie de rester en poste. Par ailleurs, sans une visibilité globale sur les frais professionnels engagés, les entreprises ne sont pas en mesure de les optimiser, en négociant par exemple des tarifs préférentiels auprès de certains prestataires. Elles se privent donc d’une source d’économie non négligeable.

Pour ces raisons, la simplification de la procédure est un enjeu important, tant sur le plan des ressources humaines que pour faciliter la tâche des départements chargés de la comptabilité.

Notes de frais : un montant moyen de 53 €

Une étude réalisée par le site de réservation hôtelière HRS et la Fondation GBTA a estimé à 20 minutes le temps de traitement moyen d’une note de frais, pour un coût avoisinant 53 €. Une autre enquête menée par l’éditeur Expensya a évalué quant à elle le coût annuel moyen des notes de frais par salarié à 2 322 €, répartis sur 48 notes différentes.

Dans ce contexte, comment faciliter ces démarches, afin que le salarié comme l’entreprise soient gagnants ? Une infographie proposée par SAP Concur, éditeur d’une solution SaaS pour la gestion des notes de frais, liste cinq bonnes pratiques pour faciliter ce processus.

Concur-NotesdeFrais

1Définir un cadre clair pour les dépenses autorisées

La première étape consiste à mettre en place une politique de dépense claire et connue de tous. Chaque service doit savoir quels types de frais sont pris en charge, quels sont les prestataires de référence de l’entreprise et quels sont les seuils à respecter en termes de montant.

2Automatiser les traitements

Ensuite, la mise en place d’une solution d’automatisation est un prérequis indispensable pour centraliser et accélérer les traitements. En optant pour une solution cloud, l’accès à distance par les collaborateurs est facilité : ces derniers peuvent photographier leurs justificatifs et les transmettre rapidement pour réduire les délais.

3Centraliser les réservations de voyage

Une autre bonne pratique est de centraliser dans la solution tous les frais qui doivent être engagés à l’avance, notamment toutes les réservations de vols, de train et d’hôtels. Grâce à des fonctionnalités de détection des dépenses non-conformes, les collaborateurs peuvent ainsi être alertés en amont.

4Auditer régulièrement les dépenses

Une fois la solution mise en place, des audits réguliers permettent d’identifier les postes les plus élevés, afin d’identifier des sources d’économies potentielles. Ces audits peuvent également aider à déceler des dépenses anormales, afin d’éviter de potentiels abus.

5Maintenir l’équilibre entre contrôle et flexibilité pour les salariés

Enfin, il est important de veiller à répondre aux besoins des employés, afin que ceux-ci puissent gérer leurs déplacements de manière suffisamment flexible. La visibilité procurée par une solution centralisée aide à trouver le bon niveau de contrôle : ni trop, ni trop peu.

Source : infographie SAP Concur, étude HRS et la Fondation GBTA (2015), étude Expensya (2018)

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