40 entreprises ferment la porte quotidiennement à cause de retards de paiement. Le recouvrement est une dimension essentielle de la gestion financière de l’entreprise, qui trouve une issue dans la dématérialisation numérique.

Avec les Salons Solutions DEMAT'2018

1 fermeture d’entreprise sur 4, profil TPE, PME et ETI, prend sa source dans les retards de paiement. Il faut dire que le poste client – poste clé s’il en est... – est souvent traité à la légère, avec des méthodes et des outils traditionnels, comme un tableur, voire des post-it sur un calendrier.

Les causes de ces dysfonctionnements, qui aboutissent massivement à des dépôts de bilan, sont multiples : encours non facturés, oublis de facturation, absence de suivi des échéances, relances non systématiques, agios de retard non facturés, études préalables de solvabilité insuffisantes, etc.

Limiter les dégâts et réduire les encours de cash

Pourtant, l’adoption de méthodes et d’outils peut sacrément limiter les dégâts. Denis Molho, associé de DME Performance et vice-président de DFCG, évoque une réduction de l’encours de 6 jours de chiffre d’affaires au travers de trois mesures simples :

  1. L’accompagnement des processus de recouvrement via les outils généralement fournis par les ERP ou complémentaires ;
  2. La sensibilisation des managers et des commerciaux à la culture du cash, par exemple avec des incentives dans la rémunération ;
  3. L’utilisation de relances préventives avant échéance.

Qui peuvent être complétées par la mise en place d’un système de notation des risques associé à des plafonds d’encours.

Une méthode pour le recouvrement dématérialisé de créances

La démarche méthodologique du recouvrement dématérialisé de créances repose sur le développement de workflows de génération du cash qui partent des acomptes à la commande jusqu’au recouvrement final des créances, en passant par les facturations et relances.

Les points de contact avec les clients pourront être renforcés, par exemple au travers de relances avant les échéances. Des plateformes dédiées aux relances peuvent être mises en place si la taille de l’entreprise le permet. Quant aux conditions contractuelles de paiement, elles peuvent aussi être révisées, et adaptées en fonction du produit, de la prestation, voire de la typologie du client.

Ce n’est qu’une fois le schéma d’organisation précisé que des choix d’outils pourront être faits efficacement. En s’appuyant par exemple sur les workflows des ERP, sur des progiciels spécialisés dédiés à la gestion du poste client pour les relances, voire sur des outils de notation des clients en termes de risques.

L’automatisation réfléchie

De nombreux exemples viennent démontrer que l’échec imposé par les retards de paiement peut être jugulé, à la condition de combattre ces retards avec les pistes que nous avons évoquées. Il y a en fait deux axes de travail à intégrer dans la réflexion : interne sur l’organisation et la performance de l’entreprise, externe sur les clients.

L’anticipation est également essentielle, le recouvrement se prépare à l’avance, avec des stratégies adaptées. L’organisation est également essentielle, de la collaboration interne à la centralisation des données. Mais surtout l’automatisation, qui supprime les tâches fastidieuses et systémise les process de recouvrement, doit être considérée comme un outil complémentaire, qui ne remplace pas les équipes, car dans le traitement des créances  l’humain est une véritable valeur ajoutée.

Image d’entête 618971520 @ iStock Andrew_Rybalko

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