Selon l'édition 2020 de l'étude "Tendances et priorités des départements achats", réalisée par le cabinet AgileBuyer, la majorité des directions achats ont déjà mis en place ou sont en train de mettre en place une stratégie de transformation digitale des achats, soit une hausse de 16 points en seulement un an.
Depuis le 1er janvier dernier, toutes les entreprises ayant pour client l’État ou une administration ont l’obligation de transmettre des factures électroniques. Dans les prochaines années, la facturation électronique interentreprises sera obligatoire.
Mais ce processus ne s’applique pas uniquement aux factures clients. Elle concerne aussi les processus achats. « Celle-ci nécessite de repenser la gestion de la relation fournisseur. Efficacité, traçabilité et maitrise des risques sont les maitres mots de cette démarche », indique Universign, spéciualisé dans la signature électronique.
Infographie issue d’une étude d’Universign sur les usages de la signature électronique en France, mars 2020.
Qu’il s’agisse de la signature d’un devis, d’une clause de confidentialité ou de dispositions contractuelles fournisseurs, la signature électronique simplifie et sécurise la gestion d’un processus achat, depuis l’émission d’une commande à la réception d’une facture .
Le cachet électronique et l’horodatage sont des solutions efficaces pour dématérialiser toutes ses relations fournisseur.
« La signature électronique d’un bon de commande se révèle utile pour garantir l’identification de son signataire, le recueil de son consentement et l’intégrité du document. Le cachet électronique permet quant à lui de garantir l’origine et l’intégrité d’une facture. Nos services de confiance qualifiés selon le règlement européen eIDAS apportent aux directions des achats toutes les garanties de sécurité, notamment juridique, nécessaires à la gestion de leurs transactions numériques », précise Julien Stern, Fondateur et CEO d’Universign.
De facon globale, la signature numérique apporte des réponses concrètes en termes de :
- Gains de temps et réduction des délais inhérents au numérique ;
- Traçabilité des échanges dans la gestion des contrats et maitrise des risques associés ;
- Sécurisation des documents, infalsifiables avec des options de conservation facilitant la gestion ;
- Conformité règlementaire des contrats signés, en garantissant la valeur juridique des accords passés.
Selon l’enquete réalisée par le cabinet AgileBuyer, les secteurs ayant pris de l'avance sur cette forte tendance sont le tourisme/transport, la communication/médias, la banque/finance/assurances ainsi que l'informatique/télécoms.
A l’inverse, les secteurs de l'agroalimentaire/hôtellerie ou de la pharmacie/santé sont très en retard : seules 9% des directions achats de l'agro-alimentaire ont mis en place un tel processus et seules 3% des directions achats dans le secteur de la santé/pharmacie.
La signatutre numérique des achats est plus que jamais un processus indispensable, et en partriculier pour limiter les risques d’arnaque au Président. D’ailleurs, l’étude précédemment citée constate que sur les 12 derniers mois, 59% des directions achats ont mis en place des procédures pour éviter les faux fournisseurs.
« C’est une nouveauté de l’enquête qui traduit parfaitement les préoccupations majeures des directions achats en 2020 : le sujet des faux fournisseurs », commente le cabinet AgileBuyer.
Source : Universign
