La fonction achats peine parfois à investir pour sa propre transformation. Pour aider les achats à avancer sur leur propre transformation numérique, tout en accompagnant celle des autres métiers de l’entreprise, le Gartner a identifié un ensemble de bonnes pratiques qui permettent d’étaler les investissements nécessaires dans le temps.

Selon le Gartner, d’ici 2023 60% des grandes entreprises auront mis en place au moins 3 modules pour outiller et automatiser les processus de sélection des fournisseurs et d’approvisionnement. Dans un monde de plus en plus incertain, la mise en place de solutions de sourcing et de e-procurement devient en effet clef pour aider les entreprises à maîtriser leurs coûts et à sécuriser leurs approvisionnements. Pourtant, à l’heure actuelle bon nombre de départements achats travaillent encore beaucoup de façon manuelle.

Pour le cabinet d’analystes, les achats doivent surmonter quatre grands défis :

  • La mise en place de solutions d’e-procurement nécessite l’implication de ressources clefs, qui doivent souvent gérer le projet tout en continuant d’assumer leurs responsabilités habituelles (ceci étant d’autant plus vrai que les départements achats comptent rarement un nombre important de collaborateurs).
  • Les données sur les dépenses sont souvent éparpillées dans de nombreux systèmes hétérogènes, ce qui n’aide pas les organisations à avoir une visibilité globale de ces dernières.
  • Les départements achats sont soumis à une forte pression pour réduire les coûts : sans déclencheur particulier, ils ne sont guère enclins à investir pour eux-mêmes.
  • Les fournisseurs de solutions proposent souvent des tarifs réduits pour déployer des solutions complètes, mais le déploiement de telles suites peut prendre entre 3 et 5 ans, autant dire une éternité dans un contexte où les ressources sont limitées et peu disponibles.

Contourner les freins à la transformation des achats

Pour aider les départements achats, le Gartner propose quatre recommandations génériques :

  • Déployer un module à la fois pour améliorer l’adoption et ne pas sursolliciter les acteurs clefs de ces projets.
  • Commencer par mettre en œuvre les fonctionnalités d’analyse des dépenses pour montrer d’emblée la valeur de la transformation numérique des achats.
  • Répondre en priorité aux besoins les plus critiques de l’entreprise, quitte à dévier du planning d’investissement suggéré.
  • Négocier des accords qui laissent un champ de manœuvre large au niveau du déploiement, pour éviter de se retrouver avec des modules qui prennent la poussière sur étagère.

Une séquence d’investissements recommandée, à adapter aux priorités de l’entreprise

De manière générale, le Gartner propose d’investir dans l’ordre suivant :

1Analyse des dépenses

Il s’agit de mettre en place des bases de la transformation, en commençant par collecter, nettoyer et classifier l’ensemble des données de dépenses, afin d’acquérir la visibilité nécessaire. Cette phase permet aussi d’identifier rapidement des sources d’économies et d’ajustements.

2E-sourcing

Ce module permet de mettre en musique les opportunités identifiées grâce à l’analyse des dépenses, tout en augmentant la productivité des équipes chargées du sourcing. Rendre le passage par la solution de e-sourcing obligatoire pour certains types d’achats ou à partir de certains montants permet également d’accélérer l’adoption.

3Gestion du cycle de vie des contrats, gestion du processus allant des achats au paiement (Purchase-to-Pay), gestion des comptes fournisseurs

Le module de gestion des contrats permet de faciliter les processus de négociation avec les fournisseurs. Il aide également à gérer les échéances pour les contrats stratégiques.

Si jamais les achats consistent pour l’essentiel en services, un système de gestion des fournisseurs est plus adapté qu’une suite générique de Purchase-to-Pay. En revanche, cette dernière est plus pertinente quand les dépenses concernent surtout des biens achetés en indirect (fournitures de bureau, matériel informatique…)

4Gestion de la base de fournisseurs

Ce module permet de gérer le référencement des fournisseurs et le suivi des risques associés. C’est un composant essentiel pour permettre aux départements achats d’être proactif et d’anticiper les risques associés aux approvisionnements.

Source : Gartner

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