L'ordonnance n° 2014-697 du 26 juin 2014 a entériné le développement de la facturation électronique entre le secteur public et ses fournisseurs. La fin de la facture papier dans les administrations, les communes, les hôpitaux, etc. est programmée pour le 1er janvier 2020.
Depuis le 1er janvier 2012, l’État a l’obligation d’accepter les factures électroniques émises par ses fournisseurs. Mais dans les faits cette pratique reste marginale. Ainsi sur les 4 millions de factures reçues chaque année par les services de l'Etat, seules 34.000 sont dématérialisées.
La situation est encore plus lourde dans le secteur public. Si l'on exclut les services de l'Etat, généralement réunis sous l'enseigne 'administration', pour ne conserver que les établissement publics (par exemple les hôpitaux) et les collectivités territoriales (mairies, regroupements de communes, Conseils généraux, Conseils régionaux, etc.), le nombre de factures fournisseurs reçues dépasse les 90 millions. Mais seulement une part marginale est dématérialisée !
Simplifier et réduire le coûts
Appelée 'facture électronique', la dématérialisation des factures fournisseurs présente de nombreux avantages : la transmission électronique réduit les temps de traitement et le coût postal ; la réception numérique automatise et sécurise les flux de traitement ; l'intégration dans les environnements de gestion rend les opérations comptables, analytiques et de trésorerie plus fiables, et accélère le flux de trésorerie au profit en particulier du fonds de roulement des PME.
Entre l'automatisation, l'accélération et la sécurisation des flux de facturation et de trésorerie, et avec l'allègement de la charge administrative, les économies à réaliser ont été estimés à 375 millions d'euros pour le secteur public et 335 millions d'euros pour les entreprises. Quant aux gains de productivité, ils sont impossibles à mesurer mais sont certainement très importants. Ne serait-ce que par le raccourcissement des délais de règlement.
L'ordonnance n° 2014-697 du 26 juin 2014
Relative au développement de la facturation électronique, l'ordonnance n° 2014-697 du 26 juin 2014 a défini la feuille de route de l'Etat, des administrations, des collectivités territoriales et des établissements publics sur les échéance et les modalités techniques visant à généraliser la facture électronique.
- Obligation, pour les titulaires et les sous-traitants admis au paiement direct de contrats publics, de transmettre les factures sous forme électronique.
- 1er janvier 2017 : la dématérialisation des factures est imposée aux grandes entreprises et aux fournisseurs publics.
- 1er janvier 2020 : la dématérialisation des factures est imposée à toutes les entreprises, quelque soit leur taille.
Pour remplir ces obligations, l'ordonnance prévoit également la construction et la gestion par l’État d’une solution technique mutualisée gratuite (pour les acteurs publics et pour les fournisseurs) pour le dépôt, la réception et la transmission des factures électroniques.
Les DSI doivent rester vigilants
Les DSI sont évidemment concernées par cette ordonnance. Elles devront sensibiliser les métiers qui ne le sont pas encore à ces échéances finalement très proches. Et s'assurer que les ERP, solutions de gestion et workflows supporteront la génération et le support des flux de facturation électronique a maxima aux dates qui figurent dans l'ordonnance.
