Voici 6 conseils simples pour réduire de 75 % le temps que vous consacrez aux réunions et augmenter la qualité de la prise de décision.
Savez-vous qu'une réunion sur deux n'est pas nécessaire, que celles qui le sont n'exigent que la moitié des participants, et qu'avec les seules personnes nécessaires elles durent deux fois moins de temps ? Un calcul rapide, et il se révèle qu'avec la mise en application de quelques règles simples, vous pouvez réduire votre investissement dans le temps de réunion de 75 % !
Les avantages d'une réduction des temps de réunion sont multiples. Nous en retiendrons quatre : les réunions sont plus inspirantes, leur progression, tout comme la prise de décision, sont plus rapides, ce qui libère du temps pour l'innovation.
Voici 6 conseils pour réduire les temps de réunion
1 – Proposer des instructions claires
Toute réunion doit afficher sa règle du jeu, soumise à la connaissance de tous les participants. Des règles préalables communes et partagées simplifient l'organisation comme le comportement des participants, en particulier lorsque de nouvelles personnes rejoignent la réunion.
2 – Partager l'information hors de la réunion
Le partage de l'information est une perte de temps durant la plupart des réunions, alors qu'il peut être réalisé en dehors des réunions. Anticiper le partage, jusqu'à éventuellement annuler la réunion si ce point n'est pas respecté.
3 – Eviter les invitations 'égo'
Sélectionner les bons intervenants, sans devoir se plier à la représentation de la hiérarchie (en accord avec cette dernière, par exemple la présence du responsable de projet 'métier' sera préférable à celle du directeur 'métier'), en évitant les personnalités connues pour leur égo, afin de s'assurer d'entendre les bonnes voix.
4 – Une lecture initiale et commune
Débuter par la lecture d'un document écrit, afin d'appeler à la concentration puis à la discussion page par page, diapo par diapo, avec un questionnement sur les données, hypothèses et les résultats.
5 – Prendre soin des meubles
La mise en scène de la réunion repose sur une installation qui doit favoriser les échanges. Une salle avec des sièges en rangs, ne les favorise pas, une table ovale favorise les échanges en son centre, mais écarte les participants qui sont aux extrémités.
6 – Renouveler les réunions
La répétition entraine la récurrence des comportements, des pratique anciennes, et réduit la prise de décision. Renouvelez votre approche des réunions, mettez fin aux pratiques anciennes, modifiez les formats, et n'hésitez pas à changer l'agenda et les règles du jeu.
Nos conseils ont éveillé votre attention ? Alors posez-vous la question : quelles réunions pourriez-vous annuler, refuser ou en réduire le nombre de participants ? Et pensez au temps que vous allez récupérer pour vous consacrer à l'innovation.
