La différence entre ces deux concepts est la clé de la bonne gestion du temps et de son influence sur la croissance de l’entreprise.
S’appliquant à la prise de décision et à l’organisation du travail, l’urgent doit être différentié de l’important.
- L’urgent fait référence à une tâche qui demande et exige une attention. Mais elle n’est pas nécessairement porteuse de valeur... Entrent dans cette catégorie la majorité des appels téléphoniques, des emails, des questions des employés, etc.
- Les tâches ‘importantes’ sont celles qui, une fois réalisées, ajouteront une valeur significative à votre organisation. Ce sont les tâches qui vous font avancer.
Urgent et important
Certaines tâches entrent dans cette catégorie, 'urgent et important', elles requièrent notre attention immédiate et apportent de la valeur. C’est le cas des demandes des clients, et souvent des services financiers et juridiques. Une erreur répandue est de considérer urgent ce qui est important, et souvent il est difficile de les différencier.
Les tâches importantes mais non urgentes sont souvent les plus négligées. La formation des équipes comme l’auto-formation appartiennent généralement à cette catégorie. En effet, elles sont importantes sur le long-terme, c’est pourquoi elles passent après d’autres tâches qui donnent l’impression de se placer dans l’urgence. Et pourtant, l’important peut être critique pour le succès de l’entreprise...
Ni urgent ni important
Certaines tâches ne sont ni urgentes ni importantes. Ce sont les choses qui occupent notre temps mais qui n'ajoutent aucune valeur à notre organisation ou à notre vie personnelle. Dans le cadre du travail, généralement personne ne nous supplie de les faire, et pourtant nous leur consacrons beaucoup de temps.
La plupart d'entre nous passons au moins une partie de chaque jour sur ces gaspilleurs de temps. Le temps passé à naviguer sur les plateformes de médias sociaux, à lire des articles sans valeur éducative, à jouer à des jeux ou à des applications qui nous détournent d'activités de plus grande valeur, entrent dans cette catégorie.
La matrice de Covey
La différentiation entre l’urgent et l’important a été mise en valeur par la matrice de gestion du temps de Stephen Covey, destinée à déterminer plus facilement ce que l’on ‘doit’ faire en lui consacrant notre temps et notre attention.
- Au sein de cette patrice, le quadrant 1 (en haut à gauche) détermine les points importants ET urgents, qui doivent être traités immédiatement.
- Le quadrant 2 est celui des éléments qui doivent être planifiés, ce qui selon Covey met en évidence les éléments sur lesquels nous devons nous consacrer pour atteindre les objectifs à long terme.
- Le quadrant 3 définit les éléments qui devraient être minimisés ou éliminés, celui où si vous vous concentrez sur un élément, vous faites preuve d’une ‘mauvaise planification’.
- Le quadrant 4 fait référence aux éléments de peu ou sans valeur, source de perte de temps, qui doivent être minimisés ou éliminés.
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