Les grandes manœuvres pour mettre en place les outils du télétravail, donc de la collaboration à distance, continuent de plus belle. Cette fois, c’est Google qui dégaine son nouveau Gmail, plus collaboratif que jamais. L’éditeur de G Suite complète ainsi les nouvelles fonctions de sa suite bureautique par des outils qui transforment Gmail en un espace de travail intégré. Une sorte de centre de commande, sachant que le courriel est une des applications centrales de la collaboration. Ces nouvelles fonctions ne concernent que les applications sur le web et sur les terminaux sous Android. Google annonce un lancement prochain pour iOS, sans donner de date.
Pour bien remplir son rôle de centre de communications et de commande, Gmail se composera désormais de quatre modules distincts :
- Mail, la messagerie conventionnelle et qui ne change pas,
- Chat, qui permet aux utilisateurs d’envoyer des messages directement à des collaborateurs et à de petits groupes,
- Salons, qui permet de créer des espaces ou des salles de collaboration virtuelles comprenant un chat, des fichiers et des tâches partagés. L’administrateur de l’espace peut autoriser des personnes extérieures à son organisation à rejoindre une salle, mais il doit le faire lorsqu’il crée la salle. Les personnes extérieures qui rejoignent une salle doivent soit avoir un compte G Suite auprès d’une autre organisation, ou alors un compte Google personnel se terminant par @gmail.com.
- Meet, qui est l’outil de visioconférence permettant d’organiser des appels vidéo et de gérer un calendrier de réunions partagé.
En outre, Google a introduit plusieurs nouveaux outils, qui relèvent partiellement de la gestion de projet, pour aider à organiser le travail et gérer les priorités. Les utilisateurs peuvent désormais :
- attribuer des tâches de groupe,
- être informé des mises à jour des tâches dans les salles,
- identifier les salles importantes afin qu’elles soient plus faciles à trouver et à atteindre,
- régler leur disponibilité sur « Ne pas déranger »,
- mieux gérer leur temps avec des avis de statut dans le Chat comme « Out of office »,
- voir les fichiers partagés dans une pièce,
- voir les résultats de la recherche intégrée et basculer entre les résultats des courriels et des chats sur le web,
- commencez une nouvelle réunion ou voir les prochaines réunions sous Meet sur le web.
