Les systèmes ERP représentent une dépense importante pour les entreprises, qu’ils soient dans le Cloud ou sur site. Il est donc utile d’optimiser autant que possible les contrats en amont, afin de limiter les coûts cachés.
Pour aider les organisations à négocier avec les éditeurs d’ERP, le cabinet de conseil spécialisé Panorama Consulting a identifié neuf bonnes pratiques à mettre en place.
1Clarifiez les rôles et les responsabilités
Avant de se lancer dans une négociation, il faut bien comprendre comment le contrat prévoit de répartir les rôles et les responsabilités entre le client et le fournisseur. En effet, toute baisse de coût peut se traduite par un déport de certaines missions du fournisseur vers le client. Par exemple, pour réduire les dépenses, des tâches comme le nettoyage et la migration des données, la gestion du projet ou la formation des utilisateurs finaux peuvent être prise en charge par le client lui-même.
L’entreprise doit donc savoir ce qu’elle est prête à assumer ou pas, en fonction de ses capacités et de sa sensibilité au risque. Clarifier les responsabilités en amont permet de négocier en toute transparence.
2Précisez le périmètre fonctionnel réellement couvert
Entre les versions présentées en démonstration et le produit déployé, il peut y avoir des différences en termes fonctionnels. De la même façon, d’un éditeur à l’autre, d’une solution à l’autre, une fonctionnalité donnée ne se trouve pas forcément dans le même module. Il faut donc vérifier que tout ce dont l’entreprise a besoin figure bien dans la solution prévue, pour éviter les ajouts a posteriori.
3Prenez en compte les frais de maintenance annuels
Dans les contrats, la maintenance représente souvent la partie la plus profitable pour les éditeurs, peu enclins à négocier celle-ci. L’entreprise peut néanmoins demander à ce que le montant annuel soit plafonné et à ce qu’il reste stable sur trois ans ou plus, pour éviter de mauvaises surprises.
4La première offre n’est pas forcément la meilleure
Souvent, le premier contrat reprend les tarifs affichés. Cela ne signifie pas que toute négociation est impossible. La plupart des éditeurs sont ouverts à la négociation des tarifs de licences, notamment quand ils ont d’autres sources de revenus à côté (maintenance, services ou formation).
5Scrutez les termes et conditions
Attention notamment aux échéances de paiement, qu’il faut mieux échelonner, ainsi qu’aux clauses plus favorables à l’éditeur qu’au client.
6Ne pas surestimez vos besoins
Il arrive fréquemment que les organisations achètent davantage de licences que leurs besoins réels. Même si le fournisseur vous propose l’achat de licences supplémentaires à un tarif limité dans le temps, les économies potentielles ne compensent pas forcément le coût de ces licences inutiles.
Vous pouvez néanmoins prénégocier le coût de futures licences, afin de bénéficier d’un tarif intéressant pour vos achats ultérieurs si nécessaire.
7Ne prenez pas tout ce que disent les vendeurs à la lettre
Les commerciaux entretiennent parfois une certaine confusion, afin de convaincre les clients que certains services sont indispensables. En réalité, ce n’est pas forcément le cas. Pour distinguer ce qui est vraiment utile de ce qui ne l’est pas, le mieux est de s’appuyer sur l’expérience d’autres clients. Les clubs d’utilisateurs sont à ce titre une ressource précieuse.
Comparez votre offre avec celles proposées à d’autres entreprises
Pour avoir des leviers de négociation, vous avez tout intérêt à regarder ce que le fournisseur a accordé à d’autres clients, ou ce que des concurrents proposent au niveau des contrats.
8Pensez aux ressources humaines et aux processus
Les fournisseurs omettent souvent d’assigner certaines activités pourtant critiques dans leur plan, comme la gestion du changement. De même, certains processus peuvent être excessivement simplifiés. Prendre en compte ces enjeux en amont aidera le vendeur à tenir compte de vos spécificités dans le contrat. Sur le long terme, cela peut se traduire par des économies importantes sur le projet.
Source : Panorama Consulting
