L'usage des conférences téléphoniques se généralise. Mais ce que les participants font durant un conf-call pourrait vous surprendre... ou non si vous-même dérivez dans vos pratiques !
21,2 % des employés qui participent à une conférence téléphonique (conf-call) préfèrent se connecter via un téléphone mobile, et 64 % des employés envisagent de le faire. C'est ce que révèle une étude d'InterCall, qui s'est demandé pourquoi ?
En fait, le téléphone mobile ou le smartphone est plus souple qu'un téléphone classique, et surtout il offre un accès plus facile à la touche 'mute', celle qui permet de se couper de la conférence – plus personne ne vous entend – tout en continuant éventuellement d'écouter les intervenants. Notons que les femmes sont 3 fois plus nombreuses que les hommes à utiliser 'mute'.
Pourquoi utiliser 'mute' ?
Intercall s'est d'abord intéressé à ce qui motive les participants à engager la fonction 'mute' :
- 69 % pour éliminer le bruit de fond
- 65 % pour parler à quelqu'un d'autre
- 50 % pour aller aux toilettes
- 35 % pour manger ou préparer à manger
- 18 % pour prendre un appel téléphonique
Cette révélation cache une réalité, nous faisons tous autre chose durant un conf-call !
27 % des participants à un conf-call se sont endormis !!
Que faites vous pendant un conf-call ?
Et en effet, l'étude d'Intercall a confirmé que l'absence de visu des personnes et la présence de la touche 'mute' (mais pas seulement) pour les participants à un conf-call leur permettent de faire autre chose. La question a été posée, et voici les réponses :
- 65 % - travailler à autre chose
- 63 % - envoyer des emails
- 55 % - manger ou préparer à manger
- 47 % - aller aux toilettes
- 44 % - envoyer des SMS
- 43 % - aller sur les réseaux sociaux
- 25 % - jouer à un jeu vidéo
- 21 % - faire du shopping en ligne
- 9 % - faire de l'exercice
- 6 % - prendre un autre appel téléphonique
39 % des personnes interrogées ont quitté un conf-call alors qu'elles prétendent être restées. 29% ont participé au bord de la plage ou de la piscine. 13 % se sont connectées d'un autre lieu que celui annoncé. 5% ont laissé un ami participer à leur place. Et 27 % ont révélé qu'elles se sont endormies au moins une fois !
Comment retenir l'attention des invités ?
Si l'étude Intercall confirme l'usage grandissant des conf-call, elle révèle également ses dérives. L'opérateur donne quelques conseils pour les éviter :
- Préférer les casques avec micro, ou éventuellement le haut parleur.
- Confirmer les détails du conf-call (numéro, code, objectifs, agenda, supports, etc.).
- Pratiquer le 'take 5', les 5 premières minutes sont offertes aux participants pour échanger entre eux, vie professionnelle comme vie privée.
- Assigner des tâches, comme de tenir le chronomètre ou de gérer les questions/réponses.
- Interdire l'usage de la fonction 'mute', même lorsqu'il y a du bruit, aux participants concernés de réduire ce dernier.
- Organiser le conf-call en sessions de 10 minutes afin de faire rebondir l'attention, et permettre au responsable de faire régulièrement une pause.
- Poser une question ou faire un commentaire toutes les 20/25 minutes afin de s'assurer que tout le monde est présent.
- Et tenter de ressentir les émotions, au travers de questions ouvertes régulièrement posées par exemple.
Nous y ajouterons un conseil plus large, essayez de limiter votre addiction aux réunions, sous quelque forme et/ou lieu où elles se déroulent...
